Cara Menulis Laporan Rahasia kepada Karyawan

Peringatan

• Harapan kerahasiaan, apakah diharuskan oleh hukum atau sebagai kebijakan organisasi Anda, membawa tanggung jawab profesional dan hukum. Kegagalan untuk menjaga kerahasiaan dapat menyebabkan tuntutan hukum, membahayakan karier Anda dan memengaruhi organisasi Anda.

Komunikasi internal adalah ciri khas organisasi mana pun, baik bisnis besar atau kecil, gereja atau kelompok nirlaba, atau kantor pemerintah. Meskipun banyak komunikasi terjadi secara verbal dalam pertemuan tatap muka, melalui telepon atau melalui obrolan video, komunikasi tertulis memainkan peran penting dalam organisasi mana pun. Dokumen memberikan kesempatan untuk berkomunikasi secara bijaksana, empatik, dan jelas. Selain itu, mereka memberikan catatan permanen tentang ide dan informasi yang dikomunikasikan, tugas yang diminta, dan harapan manajemen atau karyawan. Dokumen tertulis dapat ditujukan untuk distribusi yang luas dan terbuka. Tetapi kadang-kadang, Anda mungkin harus mengirim laporan rahasia, yang berarti dokumen "hanya mata" yang dimaksudkan untuk dilihat hanya oleh satu karyawan atau sekelompok kecil penerima penerima. Organisasi Anda mungkin mengharuskan penggunaan templat laporan rahasia, tetapi meskipun tidak, penting untuk mengikuti protokol saat mengirim laporan rahasia.

Kenali Lingo

Organisasi biasanya memiliki terminologi sendiri untuk laporan rahasia. Pemerintah federal, misalnya, menggunakan istilah seperti "Top Secret, " "Informasi Bisnis Rahasia, " "Rahasia Dagang" atau "Internal dan Disengaja" untuk membedakan berbagai jenis informasi yang dimaksudkan untuk distribusi yang sangat terbatas. Istilah ini memiliki arti yang berbeda dan memerlukan tingkat keamanan dokumen yang berbeda. Orang-orang yang mengirimkan dokumen-dokumen tersebut, serta mereka yang menerimanya, perlu mengetahui persyaratan yang terkait dengan setiap tingkat kerahasiaan.

Bisnis besar juga cenderung membuat perbedaan serupa dan mungkin memiliki persyaratan seperti pemerintah sendiri. Bisnis kecil umumnya menggunakan pendekatan yang kurang formal, tetapi masih berharap kerahasiaan dipertahankan dengan baik. Jika Anda menulis laporan yang dimaksudkan untuk dirahasiakan, pastikan Anda memahami terminologi organisasi Anda.

Ketahui Protokolnya

Transmisi rahasia mungkin memerlukan penanganan khusus. Mungkin pengiriman email dilarang, dan dokumen rahasia harus dikirim dengan tangan. Folder atau amplop khusus mungkin diperlukan, atau cap "Mata Saja" yang berani. Beberapa organisasi hanya mengizinkan dokumen rahasia untuk diketik atau difotokopi pada mesin tertentu yang khusus didedikasikan untuk tujuan tersebut. Orang-orang yang diberi izin komunikasi semacam itu mungkin satu-satunya yang diizinkan membuat dokumen rahasia, mungkin setelah pelatihan dan sertifikasi khusus. Demikian pula, penerima informasi rahasia mungkin juga diharuskan memiliki sertifikasi seperti itu dari organisasi.

Merupakan kewajiban bagi orang yang membuat dokumen rahasia untuk mengetahui persyaratan internal dan mengikuti mereka ke surat itu. Penerima atau penerima dokumen juga diharapkan mengenal protokol perusahaan, sehingga semua pihak dalam loop akan dapat menjaga kerahasiaan.

Pahami Tujuan Anda

Anda harus merahasiakan komunikasi Anda hanya jika langkah seperti itu secara eksplisit diperlukan atau dianggap perlu untuk melindungi informasi sensitif yang tidak biasa. Sebagai contoh, seorang manajer diharapkan mengirim seorang karyawan laporan kinerja tertulis setiap tahun, dan menggunakan format laporan rahasia tahunan untuk membuat dan mentransmisikan laporan tersebut. Dalam hal ini, kebutuhan akan kerahasiaan sudah jelas.

Di sisi lain, mungkin email ad hoc ke karyawan berisi informasi sensitif dan strategis yang tidak boleh didistribusikan secara luas. Dalam hal ini, pengirim email mungkin ingin meminta kerahasiaan untuk melindungi konten email. Dalam setiap peristiwa, mengenali kebutuhan akan kerahasiaan adalah langkah pertama dalam komunikasi yang tepat.