Delapan Langkah Menuju Manajemen Kontrak yang Efektif

Manajemen kontrak melibatkan pengawasan perjanjian yang dibuat dengan pemasok, pelanggan, mitra, dan karyawan. Pengawasan yang efektif sangat penting karena penjualan dapat hilang dan hukuman pengaturan dapat terjadi akibat manajemen kontrak yang buruk. Memahami cara mengelola kontrak secara efektif, dan proses pembelian usaha kecil Anda dapat ditingkatkan secara signifikan.

Orientasi

Pertemuan harus diadakan dengan departemen yang melakukan pekerjaan manajemen kontrak dan mereka yang terkena dampak proses manajemen kontrak. Pada pertemuan tersebut, alasan manajemen kontrak harus dijelaskan bersamaan dengan fakta bahwa program sepenuhnya didukung oleh manajemen senior. Jika memungkinkan, seorang anggota manajemen senior harus memimpin rapat.

Rencana

Rencana komprehensif harus dikembangkan untuk menerapkan sistem manajemen kontrak yang memastikan bahwa semua departemen yang terkena dampak dalam suatu organisasi fokus pada memberikan pendekatan yang hemat biaya untuk mengelola kontrak.

Personil

Satu orang dalam organisasi harus diberi tanggung jawab untuk manajemen kontrak. Ini sering adalah manajer pembelian. Rencana proyek untuk menerapkan sistem manajemen kontrak harus dikembangkan oleh seseorang yang ditugaskan untuk memastikan bahwa suatu sistem dapat diimplementasikan dengan benar, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Rencana tersebut harus menunjuk tugas yang harus diselesaikan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan tanggal penyelesaian yang ditargetkan.

Proses

Mendokumentasikan proses manajemen kontrak memastikan bahwa semua orang di perusahaan menangani kontrak dengan cara yang sama. Tentukan alur kerja, orang atau departemen mana yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap langkah dalam alur kerja dan bagaimana pengecualian alur kerja ditangani.

Latihan

Anggota departemen yang bertanggung jawab untuk manajemen kontrak harus dilatih dalam proses manajemen kontrak perusahaan, ketentuan yang digunakan dan pedoman untuk fungsi tersebut.

Standar

Mengembangkan standar manajemen kontrak. Standar tersebut harus mencakup pemeliharaan dokumentasi yang akurat untuk tanggal awal dan akhir kontrak dan menjaga tambahan kontrak lengkap, mencatat setiap perubahan dalam pengaturan kontrak, seperti pembaruan kontrak layanan.

Pengukuran

Menetapkan metrik untuk mengukur dan menilai efektivitas fungsi manajemen kontrak dalam suatu organisasi. Metrik tersebut akan mencakup keakuratan dalam persiapan kontrak dan waktu untuk mengambil dan referensi kontrak bila diperlukan.

Audit

Fungsi manajemen kontrak harus diaudit secara berkala menggunakan daftar periksa audit untuk referensi. Daftar periksa harus menentukan secara spesifik apa yang akan diaudit dan secara spesifik apa yang harus diperiksa dengan hasil yang diharapkan yang sesuai dengan standar audit kontrak.