Cara Menulis Surat Referensi untuk Bisnis

Sebagai pemilik bisnis, salah satu hal terbaik yang dapat Anda terima adalah rujukan dari pelanggan yang puas. Bayar ke depan dengan meluangkan waktu untuk menulis surat rujukan yang efektif tentang bisnis yang pernah Anda alami. Bantu menyebarkan berita tentang perusahaan pembersih, bengkel mobil favorit Anda, atau pemasok yang dapat diandalkan dengan mendorong sesama pemilik bisnis untuk menggurui para penyedia layanan yang sudah terbukti benar ini.

1.

Rencanakan apa yang akan Anda tulis untuk menyampaikan kesan terbaik dari bisnis yang Anda maksudkan kepada orang lain. Pikirkan tiga atau empat poin paling penting untuk meyakinkan penerima surat Anda untuk mempertimbangkan menggunakan layanan atau produk perusahaan.

2.

Gunakan kop surat perusahaan Anda untuk memberi bobot lebih kepada referensi. Jika Anda tidak memiliki kop surat, gunakan nama, nama perusahaan, dan alamat lengkap Anda sebagai kop surat, dicetak dengan huruf tebal dan di tengah di bagian atas halaman Anda. Sertakan tanggalnya. Alamat surat ke individu tertentu dan sertakan judul orang, nama perusahaan dan alamat. Buka dengan salam bisnis standar seperti "Dear Mr. Smith, " kecuali penerimanya adalah seseorang yang Anda kenal dengan baik, dalam hal ini "Dear Bob" adalah tepat.

3.

Mulailah surat dengan paragraf singkat yang menggambarkan perusahaan atau layanan yang Anda rekomendasikan kepada penerima. Buat itu relevan dengan mengikatnya pada kebutuhan yang Anda tahu dia coba isi. Frasa seperti "Saya tahu Anda sudah mencari pemasok baru; Saya hanya punya perusahaan untuk Anda!" ganggu minatnya sejak awal dan beri tahu dia mengapa Anda mengirim surat itu.

4.

Jelaskan beberapa alasan utama mengapa Anda merekomendasikan perusahaan atau penyedia layanan. Dasarkan ini pada pengalaman pribadi Anda, bukan hanya dari mulut ke mulut. Jika Anda belum memiliki hubungan yang mapan, berikan sedikit informasi latar belakang untuk membantu penerima surat memahami mengapa ia harus memberi kepercayaan pada referensi Anda. Jelaskan bahwa Anda memiliki hubungan bisnis yang telah lama terjalin dengan perusahaan, atau bahwa ia dapat memperbaiki masalah yang disebabkan oleh perusahaan lain, atau bahwa ia menawarkan layanan khusus yang dibutuhkan bisnis Anda yang tidak disediakan oleh orang lain.

5.

Sertakan informasi kontak Anda dalam paragraf penutup Anda. Undang penerima untuk menelepon atau mengirim email kepada Anda jika dia menginginkan informasi tambahan tentang perusahaan yang Anda referensikan padanya. Gunakan penutup sederhana seperti "Hormat, " diikuti dengan nama Anda yang sudah ditandatangani dan dicetak.

6.

Tinjau surat Anda dengan hati-hati untuk memastikan tidak ada kesalahan. Buat dan simpan salinan untuk catatan Anda. Juga pertimbangkan mengirim salinan kesopanan ke bisnis yang Anda rekomendasikan.

Tip

• Dengan mengirimkan referensi, Anda meletakkan reputasi dan reputasi perusahaan yang Anda maksudkan, jadi pastikan Anda benar-benar yakin akan kemampuannya untuk menyediakan layanan terbaik. Jika Anda diminta untuk menulis referensi untuk bisnis yang tidak Anda kenal atau tidak sepenuhnya dijual, tolaklah dengan sopan.