Masalah Etis Privasi Kantor dalam Komunikasi Bisnis

Bisnis harus menyeimbangkan masalah privasi karyawan dengan kebutuhan untuk mencegah perilaku tidak etis oleh karyawan yang dapat merusak bisnis. Komunikasi bisnis dari segala jenis - termasuk email, forum online, percakapan telepon, dan komunikasi berbasis kertas - dapat disalahgunakan, dan hasilnya dapat menimbulkan risiko serius bagi perusahaan dan para korban perilaku tidak etis.

Risiko

Penyalahgunaan teknologi kantor, seperti komputer yang digunakan untuk mengakses email dan Internet, dapat menciptakan risiko bagi perusahaan Anda, menurut buku "Komunikasi Bisnis, " oleh AC Krizan dan rekannya. Pertama, produktivitas akan berkurang jika karyawan Anda secara rutin menyalahgunakan hak komunikasi mereka, misalnya, dengan menggunakan email perusahaan dan layanan obrolan untuk komunikasi pribadi dan tugas tidak penting lainnya. Kedua, jika karyawan Anda berpartisipasi dalam kegiatan yang tidak etis, reputasi perusahaan Anda bisa menderita. Lebih buruk lagi, penyalahgunaan itu bisa mengakibatkan masalah hukum. Misalnya, jika seorang karyawan menggunakan teknologi perusahaan untuk mengirim pesan pelecehan kepada kolega atau klien, peralatan bisnis Anda dapat disita sebagai bukti, dan perusahaan Anda dapat dimintai tanggung jawab karena gagal mencegah perilaku yang tidak etis.

Memantau Komunikasi Bisnis

Karena risiko signifikan yang terkait dengan komunikasi bisnis, beberapa perusahaan memantau komunikasi perusahaan untuk mengawasi kegiatan karyawan dan mencegah penyalahgunaan. Tetapi memata-matai komunikasi karyawan Anda dapat memiliki efek negatif pada semangat kerja, namun pemantauan yang dibenarkan mungkin. Misalnya, jika Anda secara rutin memonitor email karyawan, karyawan Anda akan merasa Anda tidak mempercayai mereka. Mereka juga mungkin percaya Anda melanggar privasi mereka, bahkan jika Anda memiliki hak hukum yang jelas untuk memantau penggunaan peralatan dan sumber daya perusahaan.

Kebijakan Etika

Salah satu solusi untuk teka-teki ini adalah menyusun kebijakan yang merinci pedoman Anda untuk komunikasi bisnis yang etis dan kebijakan privasi Anda untuk memantau komunikasi. Misalnya, jelaskan harapan Anda akan komunikasi bisnis yang etis, termasuk perilaku mana yang tidak dapat diterima. Juga jelaskan secara spesifik kapan dan bagaimana Anda akan memantau komunikasi karyawan untuk memastikan kepatuhan. Akhirnya, garis besar konsekuensi untuk perilaku tidak etis. Kebijakan yang jelas membuat karyawan tahu di mana Anda berdiri dan memungkinkan mereka memutuskan apakah mereka akan mentolerir dipantau atau mencari pekerjaan di tempat lain.

Batas Hukum

Konsultasikan dengan pengacara yang berpengalaman dalam industri Anda jika Anda tidak yakin batas hukum apa yang harus Anda patuhi. Secara umum, pengadilan telah menegakkan hak pengusaha untuk memantau komunikasi yang mengandalkan teknologi milik perusahaan, menurut buku "Konsep Komputer, " oleh June Jamrich Parsons dan Dan Oja. Alasan hukum yang mendasari adalah bahwa hak dan kepentingan perusahaan lebih penting daripada hak karyawan untuk privasi ketika karyawan menggunakan peralatan milik perusahaan, menurut penulis.