Cara Menulis Surat Pengantar untuk Memperkenalkan Organisasi & Perusahaan

Anda dapat menghindari membuat kesalahan umum dari banyak konsultan, pemilik usaha kecil dan tenaga penjualan ketika memperkenalkan diri kepada orang lain dengan mengingat satu kenyataan sederhana. Berfokus pada kebutuhan penerima surat Anda, daripada bisnis Anda, akan membuatnya lebih mudah untuk melakukan penjualan. Mempelajari cara menyusun surat pengantar dengan benar akan membantu Anda membuat kesan pertama yang bertahan lama.

Tip

• Semua bisnis memiliki kebutuhan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang efektif adalah menentukan bagaimana Anda dapat membantu orang lain memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang.

Tentukan Kebutuhan

Langkah pertama dalam menulis surat pengantar adalah menentukan mengapa penerima akan tertarik pada Anda atau apa yang Anda jual. Semua bisnis memiliki kebutuhan, dan kunci untuk menulis surat pengantar yang efektif adalah menentukan bagaimana Anda dapat membantu orang lain memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang.

Pikirkan perbedaan penjualan dan manfaat unik Anda. Anda menciptakan perusahaan Anda karena Anda yakin memiliki sesuatu yang unik yang diinginkan orang. Surat Anda harus menyatakan bahwa pembaca memiliki kebutuhan; ini akan memungkinkan mereka untuk melihat bahwa Anda dapat membantu mereka mengurangi biaya, meningkatkan penjualan, meningkatkan kualitas atau membantu mereka menghasilkan lebih banyak keuntungan.

Fokus pada Pimpinan Anda

Pimpinan surat apa pun adalah kalimat pembuka atau paragraf pendek yang memberi tahu penerima mengapa mereka harus membaca surat itu. Gunakan beberapa kalimat pertama Anda untuk membicarakan kebutuhan pelanggan, bukan diri Anda sendiri. Hindari petunjuk seperti, "Selama lebih dari 25 tahun, Smith Consulting telah melayani Johnsonville."

Pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan yang mendorong pembaca untuk menjawab dengan cara tertentu, seperti menyetujui premis Anda atau menjawab dengan manfaat yang Anda tawarkan. Misalnya, Anda mungkin mulai dengan, “Apakah Anda ingin mengurangi biaya pengiriman?” Sebagian besar pembaca akan menjawab, “Ya.” Jika Anda seorang konsultan, Anda mungkin bertanya, “Mana yang lebih hemat biaya, menggunakan penuh -waktu karyawan dengan gaji dan tunjangan, atau kontraktor yang dapat Anda hubungi sesuai kebutuhan? "Jika Anda menargetkan penerima surat dengan benar, mereka akan menjawab, " Menggunakan kontraktor. "

Beri peringkat Informasi Anda

Jangan membuat surat Anda sebagai dinding salinan yang mengintimidasi tanpa jalan yang jelas menuju kesimpulan. Membaginya menjadi beberapa paragraf dengan masing-masing menyediakan seperangkat informasi yang unik. Urutkan informasi sesuai tingkat kepentingannya. Setelah petunjuk Anda, yang memberi tahu pembaca apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka, gunakan paragraf berikut untuk memberi tahu mereka bagaimana hal itu akan dilakukan.

Berikan Detail Minimal

Jangan mencoba melakukan penjualan dengan surat pengantar. Hanya sedikit orang yang akan mengangkat telepon dan memesan atau mempekerjakan Anda tanpa mendapatkan informasi lebih lanjut, termasuk rapat atau percakapan telepon.

Beri tahu pembaca Anda apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka dan bagaimana Anda dapat melakukannya, hanya berikan cukup detail untuk memberikan kredibilitas. Tidak seorang pun akan mengharapkan Anda untuk menjawab setiap pertanyaan dalam surat pengantar. Gunakan surat Anda untuk membuat orang tertarik sehingga mereka ingin menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut.

Sertakan Ajakan untuk Bertindak

Jangan serahkan kepada pembaca Anda untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya. Termasuk ajakan untuk bertindak. Ini dapat mencakup lebih dari satu tugas. Misalnya, Anda dapat meminta pembaca untuk mengunjungi situs web Anda sebelum mereka menelepon, atau memberi tahu dia bahwa Anda akan menelepon setelah dia berkesempatan mengunjungi situs web Anda. Beri tahu pembaca untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan apa pun, dengan memberikan alamat email dan nomor telepon Anda.

Anda mungkin lebih berhasil dengan panggilan tindak lanjut daripada menunggu calon pelanggan atau mitra menelepon Anda. Biarkan penerima Anda tahu kapan Anda akan menelepon sehingga dia akan siap untuk panggilan Anda. Berikan tanggal dan waktu untuk mengharapkan panggilan.