Analisis Kesenjangan Fungsional

Analisis kesenjangan menggambarkan perbedaan antara sistem yang diperlukan dan sistem aktual. Anda dapat menggunakannya untuk menganalisis sistem komputer dan fungsi bisnis lainnya. Analisis kesenjangan fungsional mencirikan perbedaan antara apa yang dapat dilakukan sistem dan apa yang seharusnya dilakukan. Analisis kesenjangan fungsional melihat kesenjangan dalam berbagai jenis fungsi dan menentukan apakah kesenjangan sangat penting atau apakah pengguna sistem dapat mengakomodasi mereka. Untuk kesenjangan yang tidak kritis, analisis ini memberikan solusi yang melibatkan perubahan pada konfigurasi sistem atau praktik pengguna.

Identifikasi

Analisis kesenjangan dimulai dengan identifikasi kesenjangan. Dalam bisnis kecil, akuntansi seringkali tidak efisien, jadi Anda mungkin ingin menganalisis fungsi itu. Untuk menemukan celah fungsional, Anda harus menggambarkan dengan jelas fungsi apa yang Anda butuhkan. Deskripsi seperti itu mencakup daftar fungsi dan parameter seperti waktu eksekusi, keakuratan, dan kemungkinan input. Anda harus menjelaskan bagaimana Anda mengharapkan sistem bekerja dan output apa yang Anda butuhkan. Setelah faktor-faktor ini jelas, Anda dapat membandingkannya dengan sistem yang digunakan atau sistem yang ingin Anda beli. Perbedaannya adalah kesenjangan.

Metodologi

Metode menganalisis kesenjangan terlihat pada ukuran atau pentingnya kesenjangan dan arah. Anda mencari celah di mana fungsi sistem baru lebih rendah dari yang Anda butuhkan. Anda hanya tertarik pada kesenjangan negatif, karena jika arahnya positif, sistem baru melebihi persyaratan. Ukuran kesenjangan negatif itu penting. Idealnya, Anda dapat mengungkapkannya dalam salah satu parameter yang dapat Anda ukur. Sistem baru mungkin 20 persen lebih lambat atau tidak dapat menerima format input yang biasanya Anda gunakan. Analisis kesenjangan menggambarkan kesenjangan negatif ini dan menyatakan kepentingannya dalam hal parameter atau kemampuan.

Remediasi

Setelah Anda tahu apa kesenjangannya dan pentingnya, Anda mencoba mencari cara agar sistem baru dapat memenuhi kebutuhan Anda. Jika Anda menganalisis akuntansi dan menemukan celah, sistem yang baru mungkin masih merupakan peningkatan dan Anda mungkin ingin menggunakannya. Terkadang sistem baru dapat mengakomodasi plug-in atau modul yang menambah fungsionalitas, dan kadang-kadang pemasok dapat mengatur sistem secara berbeda untuk memenuhi kebutuhan Anda. Anda sering dapat mengabaikan celah kecil, dan Anda mungkin dapat menerima beberapa penyimpangan lainnya. Terakhir, Anda dapat menentukan apakah perubahan dalam persyaratan Anda yang dapat Anda terima akan membuat sistem sesuai dengan kebutuhan baru.

Biaya

Ketika suatu sistem memiliki celah yang memerlukan perubahan, ada biaya tambahan yang terkait dengan penggunaan sistem. Bagian perbaikan dari analisis kesenjangan telah mengidentifikasi perubahan-perubahan itu, dan Anda harus memeriksa apakah masuk akal untuk melanjutkan dengan sistem baru. Analisis biaya membandingkan biaya membuat perubahan menggunakan sistem yang berbeda. Sebelum Anda dapat melakukan perbandingan, Anda harus melakukan analisis kesenjangan fungsional pada sistem alternatif untuk memastikannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda kemudian dapat membandingkan biaya.

Usaha kecil terkadang kurang memiliki manajemen proyek yang efektif tetapi memiliki prosedur tertentu. Analisis kesenjangan fungsional memungkinkan Anda membandingkan alternatif, menetapkan biaya untuk mengubah dan mengidentifikasi perbaikan apa yang dapat Anda harapkan.

Larutan

Bagian perbandingan biaya dari analisis kesenjangan memberi Anda dua atau lebih alternatif dengan struktur biaya untuk memilih masing-masing. Ketika Anda telah membuat pilihan, implementasi solusi dapat mengandalkan analisis kesenjangan untuk mengelola perubahan yang diperlukan dan biayanya. Analisis kesenjangan fungsional membantu dengan manajemen proyek dan mengurangi risiko proyek.