Persyaratan Dokumentasi untuk Biaya Bisnis dengan IRS

Sementara Internal Revenue Service mengharuskan bisnis Anda untuk mengirimkan hanya selembar dokumen, seperti 1099 formulir, dokumentasi yang tepat sangat penting jika bisnis Anda pernah menghadapi pemeriksaan pajak. Kecuali jika Anda memiliki catatan dan kwitansi yang memadai yang mendokumentasikan setiap pengeluaran bisnis yang Anda kurangi dari pengembalian pajak di masa lalu, IRS mungkin mendapati Anda bertanggung jawab atas pajak kembali selain denda yang besar dan pembayaran bunga.

Bukti Fotografi

Untuk mengklaim pengurangan untuk kantor rumah, Anda harus mendedikasikan area kantor Anda hanya untuk tujuan kerja. Jumlah uang sewa atau hipotek, utilitas, dan bahkan tagihan telepon Anda secara langsung berkorelasi dengan luas persegi ruang khusus ini. Bonnie Lee dari majalah Entrepreneur menyarankan untuk mengambil foto tanggal ruang kantor rumah Anda sebagai perlindungan jika terjadi audit, terutama jika penempatan atau area kantor Anda berubah dari waktu ke waktu. Dalam beberapa kasus, video seseorang yang mengukur ruang dapat menghilangkan kebutuhan untuk kunjungan rumah selama audit.

Foto-foto aset atau pengeluaran terkait yang tidak memiliki kwitansi, seperti rak buku yang sekarang Anda gunakan di kantor pusat, juga membantu.

Penyimpanan Catatan Jangka Panjang

IRS dapat mengaudit pengembalian dari tahun lalu, jadi penting untuk menyimpan catatan lama. Dalam sebuah wawancara dengan majalah Inc., firma akuntansi Hirsch & Silberstein menyarankan agar semua kwitansi, cek dibatalkan, dan laporan bank setidaknya selama tujuh tahun. Selalu simpan catatan real estat dan salinan setiap pengembalian pajak sebelumnya, berapa pun usianya.

Dokumentasi Karyawan

Menurut IRS, Anda harus meminta setiap karyawan mengisi Formulir I-9: Verifikasi Kelayakan Pekerjaan. Anda juga harus meminta karyawan mengisi Formulir W-4: Sertifikat Tunjangan Pemotongan Karyawan untuk menghitung jumlah yang dipotong dari gaji mereka. Kontraktor lepas dan pekerja sesekali lainnya harus mengisi Formulir W-9: Permintaan Nomor Identifikasi dan Sertifikasi Wajib Pajak. Simpan salinan asli dari semua formulir ini tanpa batas.

Jika Anda memiliki karyawan, bisnis Anda harus mengajukan Formulir W-2: Pernyataan Upah dan Pajak dengan IRS dan mendistribusikan salinan kepada karyawan dan Administrasi Jaminan Sosial paling lambat 31 Januari setiap tahun. Jika Anda menyewa kontraktor independen apa pun, Anda harus mengajukan Formulir 1099-MISC dengan IRS dan memberikan salinan kepada kontraktor paling lambat 31 Januari setiap tahun.

Kwitansi untuk Pembelian dan Pengeluaran

Publikasi IRS 583 menguraikan daftar lengkap pembelian dan pengeluaran yang mendorong pemilik bisnis untuk menyimpan catatan. Metode pencatatan khusus tidak diperlukan, tetapi Anda harus memiliki dokumentasi yang cukup untuk memverifikasi setiap pengeluaran atau pembelian yang Anda klaim pada pengembalian pajak Anda, di samping verifikasi semua pendapatan bisnis. Atur tanda terima berdasarkan tahun fiskal dan kategori untuk referensi di masa mendatang yang mudah.