Apa Tugas Pengarsip Organisasi?

Terlepas dari industri, organisasi dari semua ukuran harus memelihara berbagai dokumen. Catatan dan laporan keuangan karyawan seperti formulir pajak harus disimpan agar perusahaan tetap mematuhi hukum setempat dan federal. Kontak dan informasi pembelian pelanggan harus dipertahankan untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa bagi mereka. Selain itu, penelitian perkembangan dan dokumentasi keberhasilan sebelumnya harus dicatat sehingga perusahaan dapat membangun warisan yang telah mereka ciptakan. Seorang arsiparis, juga disebut pustakawan, adalah individu yang bertanggung jawab untuk menyusun dan memelihara masing-masing dokumen elektronik dan hard copy ini.

Penyimpanan Dokumen

Setiap organisasi memiliki cara sendiri untuk menyimpan catatan. Banyak organisasi berusaha untuk menjadi tanpa kertas. Dalam lingkungan ini, arsiparis memindai semua dokumen fisik, mengubahnya menjadi file komputer. File-file ini kemudian disimpan pada disk, hard drive atau CD-ROM. Perusahaan lain menghindari semua metode pencatatan elektronik, memilih untuk menyimpan semua catatan kertas di lemari arsip dan laci. Jika suatu organisasi lebih memilih sistem ini, tidak jarang bagi seorang arsiparis untuk menggunakan layanan fasilitas penyimpanan file eksternal untuk menyimpan file untuk penyimpanan yang aman. Metode apa pun yang disukai oleh organisasi, seorang arsiparis harus dengan cermat mendokumentasikan lokasi setiap dokumen yang disimpan sehingga dapat diakses saat diperlukan.

Mengakses Catatan

Mungkin salah satu tanggung jawab terbesar yang diberikan kepada arsiparis organisasi adalah pemantauan akses ke catatannya. Dalam kebanyakan kasus, ada peraturan khusus tentang siapa yang dapat mengakses dokumen mana. Misalnya, banyak item dalam koleksi perpustakaan umum dapat diakses oleh siapa saja yang memintanya. Namun, di dalam agen pemerintah, akses mungkin dibatasi untuk mereka yang mempertahankan izin keamanan tertentu. Penting bagi arsiparis untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang kebijakan atasannya mengenai masalah ini, dengan sepenuhnya mematuhi kebijakan tersebut.

Tugas Pendidikan

Bergantung pada jenis organisasi tempat dia bekerja, seorang arsiparis dapat berfungsi sebagai pendidik bagi komunitas internal dan eksternal. Misalnya, seorang arsiparis di museum dapat menyampaikan ceramah dan menciptakan sumber daya pendidikan seperti brosur dan pamflet yang bertujuan menjelaskan sifat arsip kepada pengunjung. Seorang pengarsip di bisnis nirlaba, juga, dapat menyajikan informasi mengenai sejarah dan budaya perusahaan kepada karyawan baru melalui proses orientasi perusahaan. Selain itu, ia dapat berfungsi sebagai ahli materi pelajaran di media, memberikan informasi yang diminta mengenai dokumen yang disimpan di arsip perusahaan.