Dokumen untuk Disertakan dalam Paket Memulai Kerja untuk Karyawan

Pengusaha takut karyawan baru yang berlebihan dengan terlalu banyak informasi tentang hari kerja pertama karyawan. Ada cara efektif untuk menyajikan dan mengemas informasi penting bagi karyawan tanpa melemparkan rim kertas pada mereka. Paket selamat datang berisi dokumen yang diperlukan, serta informasi yang ingin dirasakan karyawan di lingkungan kerja yang baru.

Tawaran Pekerjaan Tertulis

Informasi dasar tentang perusahaan, pekerjaan dan gaji karyawan harus dimasukkan dalam tawaran pekerjaan tertulis atau ringkasan harapan, gaji, dan tunjangan. Banyak pengusaha memberikan ini kepada karyawan selama tahap akhir dari proses seleksi; namun, itu harus menjadi bagian dari bahan awal untuk bekerja bagi karyawan baru juga. Salah satu pertanyaan yang diajukan karyawan baru paling sering berkaitan dengan hari pembayaran - termasuk kalender yang menunjukkan kapan periode pembayaran dimulai dan berakhir, serta tanggal di mana karyawan menerima gaji mereka. Tentukan kapan karyawan akan menerima gaji pertamanya.

Formulir pajak

Karyawan harus mengisi formulir W-4 mereka sehingga departemen penggajian Anda dapat menghitung pengurangan pajak penghasilan yang tepat. Formulir IRS W-4 berisi lembar kerja jika Anda memiliki karyawan yang baru bekerja dan tidak sepenuhnya mengetahui cara menentukan pengecualian dan tunjangan mereka untuk keperluan pajak penghasilan. Selain itu, jika negara Anda menyediakan formulir pemotongan pajak yang terpisah, formulir tersebut juga harus ada dalam paket awal untuk bekerja karyawan.

Paket Manfaat

Selain mengetahui kapan mereka akan menerima gaji pertama, karyawan juga ingin tahu manfaat apa yang menjadi hak mereka dan kapan manfaat karyawan mereka menjadi efektif. Mungkin perlu untuk mengumpulkan paket informasi yang lebih kecil yang berisi segala sesuatu yang perlu diketahui karyawan tentang manfaat. Termasuk formulir pendaftaran asuransi kesehatan, serta informasi tentang opsi yang dimiliki karyawan untuk tabungan pensiun, rencana pembelian saham, program diskon karyawan dan tunjangan lainnya.

Transportasi dan Komuter

Jika perusahaan Anda memberikan subsidi transportasi atau paket perjalanan alternatif, masukkan informasi ini dalam paket karyawan baru Anda. Pengusaha ramah lingkungan mungkin ingin menyarankan opsi pengangkutan bagi karyawan. Selain itu, jika perusahaan Anda memiliki kebijakan telecommuting atau telework, ini juga dapat dimasukkan. Namun, jika kebijakan telecommuting atau telework Anda rumit atau pengaturan yang memerlukan otorisasi, yang terbaik adalah memasukkan pernyataan kebijakan perusahaan Anda dalam buku pedoman karyawan.

Struktur organisasi

Bagan organisasi atau ilustrasi tentang bagaimana departemen berinteraksi memberi karyawan rasa tujuan perusahaan dan siapa yang bertanggung jawab ketika datang ke kepemimpinan departemen. Peta fasilitas ini juga bermanfaat untuk dimasukkan dalam paket informasi karyawan baru Anda. Apakah perusahaan Anda berdiri sendiri di satu gedung atau multinasional, karyawan menghargai memiliki informasi tentang tata letak fisik dan lokasi kantor dan departemen.

Buku Pegangan Karyawan

Buku pedoman karyawan atau prosedur operasi standar merupakan keharusan bagi karyawan baru. Jika perusahaan Anda tidak memiliki buku pegangan karyawan formal, sekaranglah saatnya untuk berpikir untuk membuatnya. Bahkan usaha kecil harus memiliki buku pegangan karyawan - sebuah buku pegangan dapat menjawab banyak pertanyaan karyawan baru. Selain itu, buku pegangan karyawan menetapkan secara tertulis apa harapan Anda bagi karyawan Anda untuk meminimalkan kemungkinan salah tafsir atau kesalahpahaman.