Apa itu Flow Charting?

Diagram alir adalah representasi visual dari langkah-langkah dalam proses yang dirancang untuk menghasilkan hasil tertentu. Bagan alir dirancang untuk mengomunikasikan tugas-tugas kompleks dengan cepat dan membantu manajer mengidentifikasi bagaimana berbagai departemen dalam perusahaan berinteraksi. Flowcharting adalah alat yang berguna jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.

Definisi

Diagram alir adalah uraian selangkah demi selangkah dan representasi grafik dari suatu proses beragam aspek. Proses tersebut dapat melibatkan satu individu atau beberapa departemen dalam sebuah perusahaan besar. Biasanya, setiap langkah dalam proses diwakili dengan kotak. Berbagai kotak kemudian dihubungkan dengan panah satu sama lain. Panah yang menghubungkan kotak A dan kotak B biasanya berarti bahwa langkah A harus diselesaikan sebelum langkah B dapat dimulai. Misalnya, jika bagan menjelaskan bagaimana bisnis katering harus menyiapkan barbekyu, dua kotak mungkin diberi label "nyalakan api" dan "letakkan daging di atas panggangan". Akan ada panah dari kotak pertama ke kotak kedua karena langkah pertama harus diselesaikan sebelum yang kedua dicoba.

Manfaat

Manfaat terbesar dari diagram alir adalah kemampuannya untuk menyampaikan informasi dalam jumlah besar pada satu halaman atau layar. Apa yang akan muncul sebagai jumlah data yang sangat besar jika diletakkan di atas kertas menjadi dapat dikelola jika diwakili pada diagram alur. Dan dengan mengikuti panah, Anda dapat melihat bagaimana berbagai sistem dan departemen berinteraksi. Diagram alir dapat menjadi lebih bermanfaat jika Anda menambahkan skema warna dengan berbagai bentuk. Dalam bagan alur yang menjelaskan cara menyiapkan barbekyu, semua langkah biru mungkin menjadi tanggung jawab satu karyawan, sedangkan semua langkah merah bisa menjadi tanggung jawab orang lain.

Keuntungan Kualitas

Diagram alir sering digunakan untuk membuat proses kompleks lebih efisien karena Anda dapat melihat penyebab pasti dari produk yang cacat atau layanan berkualitas rendah. Garis-garis pada bagan memungkinkan Anda bekerja kembali dari masalah untuk mengidentifikasi di mana masalah dimulai. Misalnya, jika produsen mobil ingin mengurangi jumlah cacat transmisi, ia dapat melacak masalahnya kembali ke jalur perakitan, tempat transmisi dipasang, kemudian ke unit khusus tempat "roda gigi anjing" diproduksi. Dengan cara ini, manajer dapat mengurangi unit yang rusak. Ini pada gilirannya menurunkan biaya yang terkait dengan klaim garansi, sambil meningkatkan kepuasan pelanggan.

Penggunaan Sumber Daya Manusia

Diagram alir yang efektif dapat membantu pekerja mengidentifikasi kolega atau departemen tempat dia bergantung untuk menangani pekerjaan tertentu, bagian mana dari organisasi yang bergantung padanya. Dalam struktur besar, orang sering tidak menyadari saling ketergantungan ini. Misalnya, seorang karyawan di satu gerai ritel mungkin harus memasukkan laporan penjualan harian ke komputer setiap hari pukul 11 ​​malam, namun masih belum tahu siapa yang melakukan apa dengan laporan itu. Bagan alur sederhana akan membantunya mengidentifikasi siapa yang harus dihubungi jika ada masalah. Selain itu, bagan alur membantu manajemen melatih karyawan baru untuk setiap tugas yang harus mereka lakukan karena informasi ini tersedia dalam sekejap.