Dokumentasi Proses Akuntansi yang Signifikan

Meskipun memo proses akuntansi yang signifikan tidak memiliki alur cerita novel favorit Anda, mereka memberikan kontrol atas pelaporan keuangan perusahaan Anda. Dokumentasi proses akuntansi yang penting adalah penting untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis dicatat secara konsisten dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima secara umum. Memahami langkah-langkah dalam membuat memo proses akuntansi dapat membantu Anda meluncurkan prosedur ini di bisnis kecil Anda.

Siklus Transaksi

Dokumentasi proses akuntansi biasanya dikelola oleh siklus transaksi. Misalnya, semua proses akuntansi yang terkait dengan pembelian sering dimasukkan dalam memo proses akuntansi yang sama. Dalam bisnis kecil yang cukup besar untuk mendukung departemen akuntansi, dokumentasi biasanya diprakarsai oleh manajer akuntansi atau pengontrol yang menentukan jenis transaksi yang cukup biasa untuk didokumentasikan menjadi kebijakan. Dalam bisnis yang lebih kecil, proses ini biasanya diambil oleh akuntan tunggal perusahaan. Setelah transaksi ini diidentifikasi, mereka dikelompokkan berdasarkan siklus transaksi dan dokumentasi proses dimulai.

Persetujuan dan Kontrol Internal

Dokumentasi proses akuntansi harus mencakup uraian persetujuan atau kegiatan pengendalian internal yang diikuti saat memproses transaksi. Misalnya, sebagian besar perusahaan memerlukan tingkat persetujuan berjenjang saat melakukan pembelian. Kebijakan persetujuan berjenjang khas memungkinkan karyawan untuk menghabiskan hingga tingkat tertentu tanpa persetujuan, pembelian yang lebih besar memerlukan persetujuan atasan atau manajer dan pembelian terbesar membutuhkan persetujuan pemilik. Prosedur serupa sering diberlakukan untuk persetujuan kredit dan mengadakan kontrak atas nama perusahaan. Apa pun persetujuan yang Anda tetapkan untuk perusahaan Anda, mendokumentasikan kendali hanya setengah dari perjuangan. Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa personil perusahaan menindaklanjuti dengan karyawan untuk memastikan aturan dipatuhi.

Perlakuan Akuntansi

Bagian terpenting dari memo proses akuntansi adalah deskripsi perlakuan akuntansi. Perlakuan akuntansi adalah deskripsi tentang bagaimana transaksi harus dipertanggungjawabkan. Prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum sering memungkinkan untuk keleluasaan dalam memilih perlakuan akuntansi, tetapi biasanya mengharuskan prosedur diterapkan secara konsisten. Dengan mendokumentasikan sikap perusahaan pada akuntansi untuk transaksi rutin, pemilik usaha kecil dapat memastikan perusahaan akuntansi untuk kegiatan bisnis secara konsisten. Bagian ini harus mencakup deskripsi transaksi, akuntansi yang tepat untuk transaksi, kutipan dari prinsip akuntansi yang relevan yang diterapkan dan prosedur yang diperlukan untuk mendapatkan persetujuan jika Anda perlu menyimpang dari prosedur.

Ubah Manajemen

Review dan pembaruan memo proses akuntansi harus terjadi setidaknya setiap tahun atau ketika perubahan besar dilakukan pada cara perusahaan beroperasi. Untuk memastikan perubahan didokumentasikan secara tepat waktu, pemilik usaha kecil harus membuat penilaian perubahan di bagian bisnis dari prosedur penutupan bulanan. Jika pemilik mensurvei bisnis untuk setiap perubahan yang relevan sebagai bagian dari tinjauan bulanan atas hasil bisnis, setiap perubahan akan dicatat dalam bulan terjadinya. Sebagai contoh, katakanlah sebuah majalah meluncurkan opsi berlangganan satu tahun baru alih-alih hanya menjual majalah di toko-toko lokal. Perubahan ini mengharuskan pemilik menentukan cara menghitung pendapatan langganan. Dengan mencari tahu spesifik penawaran baru di akhir bulan, bahkan pemilik yang tidak aktif mengelola bisnis dapat memastikan prosedur yang tepat diikuti.