Apa yang dimaksud dengan Hutang Rekening Terpusat?

Beberapa perusahaan kecil dengan berbagai lokasi membayar vendor, pemasok, dan penyedia layanan dari setiap lokasi. Ketika itu terjadi, perusahaan sering menduplikasi upaya dan fungsi. Perusahaan yang memusatkan penanganan dan pemrosesan pembayaran ini seringkali menghemat waktu dan uang melalui peningkatan produktivitas dan efisiensi. Akuntan dan konsultan menyebut praktik ini sebagai operasi hutang yang terpusat.

Akun Hutang Didefinisikan

Suatu perusahaan menghasilkan hutang ketika vendor atau pemasok mengizinkannya untuk membeli produk atau layanan dengan syarat alih-alih membayar pada saat pengiriman. Ketentuan ini juga disebut sebagai kredit perdagangan atau pembiayaan pemasok. Ketika pemasok mengirimkan faktur atau tagihan ke bisnis, pemegang buku bisnis mencatat tagihan ini ke dalam sistem akuntansi sebagai biaya pada saat diterima. Biaya tersebut kemudian muncul pada laporan laba rugi untuk periode tersebut. Rekaman tagihan tanpa pembayaran juga masuk sebagai hutang, kewajiban lancar, di neraca bisnis.

Sistem Terpusat

Sistem hutang yang terpusat mengumpulkan semua fungsi hutang yang disatukan dalam satu lokasi terpusat dengan satu kelompok staf. Staf melakukan fungsi faktur atau tanda terima tagihan, kompilasi pesanan pembelian, persetujuan kredit perdagangan dan pelacakan perjanjian, dan pemrosesan pembayaran tagihan. Hutang akun terpusat timbul dari hutang yang dimasukkan, dilacak dan dibayarkan dari sistem terpusat.

Operasi Utang Akun Non-terpusat

Ketika anak perusahaan atau unit bisnis memiliki nama dan lokasi yang beragam, pemasok mungkin mengalami kesulitan menentukan ke mana harus mengirim faktur untuk pembayaran. Jika pemasok melayani beberapa lokasi, masalah di seputar pembayaran berlipat ganda. Pemasok mungkin perlu mengirim faktur terpisah ke setiap lokasi dan menunggu pembayaran dari perusahaan utama yang sama, tetapi dalam beberapa transaksi, menciptakan kebingungan dan meningkatkan biaya di kedua sisi transaksi. Ketika beberapa lokasi membayar tagihan, semua orang yang terlibat dalam memproses hutang dagang harus menerima pelatihan yang tepat untuk memahami dan mematuhi pedoman pemrosesan hutang dagang perusahaan mereka.

Keuntungan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ideal AP, sebuah perusahaan perangkat lunak hutang, perusahaan yang membuat operasi hutang yang terpusat memiliki biaya pemrosesan per tagihan yang lebih dari $ 2, 00 lebih rendah daripada sistem desentralisasi. Selain itu, dengan hutang akun terpusat, perusahaan memproses lebih dari 2.000 tagihan per waktu penuh setara dengan sistem desentralisasi. Kedua angka mencerminkan tingkat produktivitas, efisiensi, dan otomatisasi yang lebih tinggi yang ada dengan hutang akun terpusat. Misalnya, lebih banyak bisnis menggunakan bentuk pembayaran tagihan online atau transfer elektronik ketika membayar hutang akun terpusat daripada ketika mereka tidak melakukannya.