Cara Mengakhiri atau Menyimpulkan Memo Bisnis

Pemilik bisnis memiliki banyak dokumen yang melintasi meja mereka atau ke kotak masuk email mereka. Sebagai pemimpin bisnis, Anda telah membaca memo yang tak terhitung jumlahnya, sehingga Anda memahami bahwa komunikasi dan kejelasan sangat penting untuk mendapatkan tindakan. Ada lima jenis memo bisnis yang umum. Akhiri memo dengan cara yang menginspirasi orang untuk mengambil tindakan.

Tip

• Menyimpulkan memo bisnis tergantung pada jenis memo yang Anda tulis. Sebagian besar memo diakhiri dengan ajakan bertindak yang menetapkan langkah-langkah selanjutnya yang diperlukan.

Menyimpulkan Laporan Kemajuan

Proyek jangka panjang sering membutuhkan pembaruan pihak terkait tentang kemajuan yang dibuat. Memo itu akan menjelaskan di mana laporan kemajuan terakhir ditinggalkan, jadwal Anda sekarang dan apa langkah selanjutnya. Ini menguraikan tindakan yang sudah diambil dan prestasi yang dibuat.

Misalnya, jika Anda membuat kode situs web untuk klien yang diperkirakan membutuhkan waktu enam bulan untuk menyelesaikannya, Anda bisa mengirim laporan kemajuan setiap bulan untuk memperbarui klien tentang perkembangan. Ini juga mengidentifikasi masalah yang Anda temui. Menyimpulkan laporan kemajuan menguraikan langkah-langkah selanjutnya dan meminta tindakan dari pihak lain untuk mengatasi masalah atau masalah apa pun.

Notulen Rapat

Pertemuan terjadi untuk mengumpulkan sekelompok pikiran bersama untuk meninjau masalah, melakukan curah pendapat dan menyetujui tindakan. Karena rapat sering kali mencakup banyak informasi, beberapa di antaranya tidak berkaitan dengan langkah selanjutnya, memo digunakan untuk meringkas rapat. Rapat dewan mungkin memilih item anggaran.

Mungkin juga ada diskusi tentang meluncurkan strategi pemasaran baru. Memo notulen rapat akan meringkas poin-poin utama dan menyimpulkan dengan apa yang diharapkan dari masing-masing pihak bergerak maju. Ini juga akan menetapkan detail rapat berikutnya jika tersedia, seperti tanggal, waktu, dan lokasi.

Kesimpulan Laporan Insiden

Jenis memo ini digunakan ketika terjadi sesuatu yang perlu Anda dokumentasikan untuk file pelanggan atau karyawan. Diperlukan laporan insiden yang melibatkan pelanggan jika seseorang jatuh saat berjalan di toko Anda. Laporan kejadian yang melibatkan karyawan mungkin mendokumentasikan pelanggaran kode etik. Laporan insiden adalah catatan kejadian dan termasuk tanggal, waktu, lokasi dan keadaan di balik kejadian tersebut.

Ini disimpan dalam file hukum atau sumber daya manusia sebagai bukti dari apa yang terjadi. Akhiri laporan insiden dengan mencatat apakah perlu tindakan lebih lanjut atau tidak. Jika seseorang terluka, nyatakan apakah evaluasi medis direkomendasikan atau diperintahkan. Jika seorang karyawan melanggar kode etik, nyatakan tindakan disipliner dan pelatihan apa pun yang akan mengikuti insiden tersebut.

Arahan Khusus Tim

Anda dapat menggunakan memo untuk memberikan arahan khusus bagi tim Anda. Terkadang, ada perubahan dalam aturan atau prosedur tertentu. Memo direktif menguraikan perubahan ini dan menyatakan apa yang diharapkan dari karyawan yang bergerak maju.

Misalnya, jika kantor dokter memiliki prosedur baru untuk menangani benda tajam (jarum atau pisau bedah), setiap karyawan perlu mendapatkan salinan memo yang menguraikan perubahan dan perilaku baru yang diharapkan. Akhiri memo direktif dengan mengulangi tindakan yang diperlukan dengan jelas, dengan menyebutkan tanggal pelatihan, dan kemudian tawarkan untuk menjawab pertanyaan apa pun dari karyawan tentang perubahan tersebut.

Memo Tanggapan Pertanyaan

Seorang karyawan, pelanggan atau mitra dapat menanyakan tentang suatu produk, kebijakan atau prosedur. Memo tanggapan pertanyaan menjawab pertanyaan yang diajukan dalam pertanyaan.

Sebagai contoh, seorang karyawan mungkin bertanya mengapa sarung tangan diperlukan di gudang. Memo itu akan menguraikan peraturan kesehatan dan keselamatan, dan juga akan menyatakan penggunaan peralatan keselamatan, dan kemudian akan membahas masalah keamanan aktual yang ingin dilindungi oleh sarung tangan di gudang. Jenis memo ini harus berterima kasih kepada orang tersebut atas pertanyaannya, dan juga harus menegaskan kembali mengapa kebijakan atau tindakan tersebut sesuai.