Apa yang Anda Diskusikan dalam Rapat Dewan?

Rapat dewan biasanya menyatukan para direktur organisasi. Peran mereka adalah untuk mengawasi dan membimbing bisnis. Dalam rapat dewan, dewan meninjau kinerja organisasi di masa lalu, terlibat dalam musyawarah strategis dan menyetujui rencana aksi untuk memberikan dukungan berkelanjutan kepada organisasi melalui berbagai tahap pertumbuhannya.

Tip

• Dewan sering memulai dengan meninjau dan menyetujui risalah dewan dari pertemuan sebelumnya sebelum mereka memulai bisnis baru.

Meninjau Menit Sebelumnya

Urutan pertama bisnis dalam rapat dewan adalah meninjau menit sebelumnya . Dewan biasanya akan secara resmi meratifikasi mereka dan juga untuk menyelesaikan dengan agenda tertunda lainnya yang tersisa dari pertemuan sebelumnya. Pembacaan menit-menit sebelumnya diperlukan agar dewan dapat memverifikasi bahwa catatan itu benar-benar catatan mengenai hal-hal yang mereka diskusikan, meskipun kadang-kadang anggota dewan akan membacanya secara terpisah daripada membacanya dengan keras.

Bisa juga ada urusan yang belum selesai bahwa dewan tidak menyelesaikan karena berbagai alasan. Proses membahas risalah pertemuan sebelumnya juga membantu menilai efisiensi dan efektifitas dewan dan untuk menyoroti bidang-bidang yang perlu ditingkatkan.

Biasanya sekretaris dewan atau petugas lain akan menyusun dokumen yang diperlukan untuk rapat, seperti notulen sebelumnya dan dokumen baru untuk ditinjau, sebelum rapat sehingga setiap anggota dapat memiliki salinan.

Laporan Kinerja Masa Lalu

Dewan biasanya mempertimbangkan laporan organisasi yang merinci perkembangan utama dalam bisnis, mencari untuk memahami bagaimana organisasi beroperasi dan bagaimana hal itu dapat dilakukan dengan lebih baik. Dewan tersebut meninjau indikator kinerja utama seperti penjualan tahunan, segmentasi pangsa pasar, pendapatan dan pengeluaran untuk tahun tersebut, kepuasan pelanggan dan penelitian dan pengembangan yang sedang berlangsung, proyek pemasaran dan ekspansi.

Karena pengawasan adalah salah satu fungsi utama mereka, anggota dewan biasanya mendiskusikan apa yang berubah dari waktu ke waktu, apakah ada kejutan yang muncul dan apakah perubahan mencapai apa yang diharapkan semua orang.

Membahas Strategi Masa Depan

Rapat dewan juga tentang strategi tentang arah masa depan perusahaan . Setelah dewan meninjau kinerja masa lalu, anggota datang dengan strategi baru yang akan memandu organisasi ke masa depan. Seringkali mereka akan memimpin dari saran yang disampaikan oleh manajemen perusahaan.

Sebagai contoh, dewan dapat mendiskusikan pro dan kontra dari mengubah struktur dan gaya manajemen untuk meningkatkan daya tanggap dan produktivitas karyawan. Dewan biasanya merumuskan tujuan jangka pendek organisasi bahkan ketika ia merencanakan masa depan jangka panjang perusahaan. Manajemen biasanya akan mempertimbangkan ide-ide untuk dipertimbangkan dewan.

Menyetujui Tindakan Korporat

Atas dasar strategi yang mereka rancang, anggota dewan juga merekomendasikan dan menyetujui rencana tindakan bagi manajemen dan karyawan untuk diimplementasikan. Dewan bertanggung jawab atas keputusan tata kelola secara keseluruhan di perusahaan dan dapat merekomendasikan agar organisasi mengurangi ukuran, memperluas ke wilayah baru, mempertahankan laba alih-alih membagikannya kepada pemegang saham atau bahkan memberhentikan dan mengganti chief executive officer.

Begitu dewan telah melakukan diskusi komprehensif tentang suatu masalah, anggota harus membuat rekomendasi, memberikan suaranya dan mengambil keputusan akhir.

Prosedur dan Protokol Rapat Dewan

Bergantung pada ukuran dewan organisasi Anda, rapatnya mungkin lebih atau kurang formal. Namun, secara umum, dewan Anda harus memiliki beberapa kebijakan dan protokol untuk menjaga segala sesuatunya tetap sopan, membantu dewan mengambil keputusan dan memberikan risalah tentang apa yang terjadi jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

Aturan umum termasuk memastikan hanya satu orang berbicara pada satu waktu, membiarkan ketua dewan memutuskan siapa yang memiliki hak untuk berbicara dan membatasi bahasa vulgar dan serangan terhadap anggota dewan lainnya. Beberapa dewan sering mengadopsi Robert's Order of Order, manual teknis untuk melakukan pertemuan.