Cara Menulis Email ke Karyawan Anda

Kemajuan teknologi telah memiliki efek mendalam pada cara bisnis kecil melakukan operasi dan berkomunikasi dengan karyawan. Salah satu kemajuan seperti itu, email, menyediakan sarana komunikasi yang cepat dan murah untuk bisnis dari semua ukuran. Email memungkinkan komunikasi massal antara semua karyawan dan komunikasi bertarget yang ditujukan untuk karyawan tertentu. Saat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan karyawan, manajer dan penyelia harus mempertimbangkan beberapa faktor.

1.

Tulis baris subjek yang menarik perhatian yang menentukan alasan pasti untuk email tersebut. Misalnya, saat mengirim pesan email tentang pertemuan yang akan datang, letakkan jenis pertemuan khusus di baris subjek, seperti rapat tim atau pertemuan pemasaran. Ini dapat membantu penerima memprioritaskan komunikasi email. Memilih pesan baris subjek yang akurat dan terperinci juga akan memudahkan penerima untuk menemukan pesan ketika melihat melalui email di kemudian hari.

2.

Kirim email terpisah untuk setiap topik yang ingin Anda bahas. Ini akan memungkinkan Anda untuk menjaga setiap email langsung dan langsung ke intinya. Membatasi setiap email untuk satu topik juga akan memungkinkan penerima untuk fokus pada pesan yang ada dan memungkinkan mereka untuk mengajukan email dalam folder elektronik yang ditunjuk untuk setiap materi, seperti rapat, permintaan dan pembaruan kebijakan.

3.

Hindari kata-kata mewah dan istilah teknis untuk membantu menjaga komunikasi tetap sederhana dan ringkas. Jangan menggunakan istilah atau deskripsi yang rumit ketika pendekatan sederhana akan melayani tujuan yang sama.

4.

Ikuti aturan dasar kesopanan profesional ketika Anda mengirim email kepada karyawan. Alamat penerima secara profesional dan tutup setiap email dengan ucapan terima kasih atau penutupan lain yang sesuai. Gunakan periksa ejaan, dan periksa ulang email untuk akurasi sebelum Anda menekan kirim.

5.

Minta balasan dari penerima, jika perlu. Berikan detail terkait dengan jenis tindak lanjut yang Anda butuhkan, bagaimana Anda mengharapkannya dan kapan Anda membutuhkan respons.