Tugas Resepsionis di resepsionis

Menyewa resepsionis di meja depan untuk melayani sebagai wajah perusahaan Anda dimulai dengan deskripsi pekerjaan yang dirancang dengan baik menguraikan tugas-tugas posisi. Masukkan dalam uraian tugas tanggung jawab khas yang diperlukan dari resepsionis, tetapi jangan ragu untuk menambahkan tugas yang khusus untuk bisnis Anda, seperti menangani penyelesaian dokumen pengantar ketika klien baru tiba. Selama uraian pekerjaan jelas di muka dan mengaitkan tugas dengan upah yang adil, ini dapat membantu Anda menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Salam Pengunjung

Salah satu tugas dasar resepsionis di resepsionis adalah menyapa pengunjung. Resepsionis adalah orang pertama, dan terkadang hanya orang yang mengunjungi toko atau kantor Anda. Meskipun ini adalah peran entry-level, resepsionis yang sukses harus menjadi komunikator yang sangat baik dan administrator yang kuat, berinteraksi dengan nyaman dengan individu dari semua persuasi dan level profesional.

Ketika para tamu tiba, resepsionis di meja depan harus menyambut mereka dengan hangat, kadang-kadang mengambil mantel mereka, memberikan minuman dan menjawab pertanyaan dasar tentang bisnis, seperti jam operasional. Resepsionis harus membuat titik untuk menjadi cukup berpengetahuan untuk memberikan penjelasan singkat tentang produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan Anda.

Selain sambutan langsung, resepsionis di meja depan bertanggung jawab untuk menjawab semua panggilan masuk. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, resepsionis harus berpengalaman dalam sistem telepon Anda untuk menyelesaikan tugas ini. Menyaring panggilan sesuai permintaan, resepsionis merutekan panggilan ke penerima yang tepat, menerima dan menyampaikan pesan sesuai kebutuhan.

Mendistribusikan Surat

Di beberapa perusahaan, resepsionis di meja depan mengawasi distribusi surat masuk dan keluar. Ketika surat datang, resepsionis mengurutkannya, menghilangkan junk mail dan mengidentifikasi bagian-bagian prioritas utama. Email didistribusikan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Resepsionis di meja depan dapat menyerahkan masing-masing bagian surat secara langsung kepada penerima atau menempatkan paket di slot surat antar kantor yang sesuai. Resepsionis juga menandatangani paket prioritas atau menginap saat mereka tiba.

Setiap hari, resepsionis di meja depan menyiapkan surat keluar untuk dijemput oleh layanan pos atau kurir semalam. Jika seseorang atau bisnis memerlukan dokumen dengan terburu-buru, resepsionis menghubungi layanan messenger dan memberikan semua instruksi yang diperlukan.

Tugas administrasi

Resepsionis di meja depan juga dapat melakukan berbagai tugas administrasi, termasuk menyusun korespondensi, menyiapkan lembar kerja keuangan, dan membuat presentasi. Mengelola kalender anggota tim senior dan membuat pengaturan perjalanan bisnis mungkin juga berada di bawah lingkup resepsionis di meja depan dalam bisnis skala kecil atau menengah. Resepsionis di meja depan kadang-kadang juga dituduh memesan perlengkapan kantor, mengarsipkan dokumen, membuat fotokopi, dan mengirim dan menerima faks. Dalam beberapa kasus, orang yang duduk di depan juga dapat melakukan tugas pembukuan yang ringan.