Cara Memformat Surat Bisnis Dengan Salinan

Surat bisnis yang menyertakan salinan harus ditata dengan baik. Tidak hanya informasi surat harus singkat, salinan terlampir harus jelas, diberi label dan diatur sesuai dengan indikasi surat itu. Format yang terorganisir ini akan memastikan bahwa pembaca dapat menyusun kembali urutan surat, jika tidak terorganisir.

1.

Gunakan perangkat lunak pengolah kata untuk sekadar proses pemformatan. Buat margin 1 inci di semua sisi surat itu. Pilih font yang mudah dibaca, seperti Arial 10 atau New Times Roman 12. Mulai setiap bagian dari surat bisnis dengan margin yang tepat. Sertakan spasi ganda antara setiap bagian.

2.

Sertakan tajuk dengan nama, alamat, dan informasi kontak perusahaan Anda jika alat tulis Anda tidak memberikan informasi ini.

3.

Cantumkan nama dan alamat lengkap penerima Anda, juga dikenal sebagai alamat orang dalam. Sertakan judul resmi penerima, seperti "Mrs." atau "Dr." Singkatan semua informasi alamat sesuai dengan pedoman format Kantor Pos AS.

4.

Sertakan salam profesional, seperti "Dear Mr. Smith" atau cukup cantumkan "Kepada Siapa Peduli" jika Anda tidak yakin dengan penerima surat. Ikuti salam dengan tanda titik dua (:).

5.

Buat badan surat bisnis. Berikan informasi singkat dan akurat. Pertahankan nada profesional dalam surat dan berikan fakta atau dokumen untuk mendukung semua klaim. Perkenalkan poin-poin utama dalam paragraf pertama dan gunakan paragraf tambahan untuk menguraikan poin-poin tersebut.

6.

Tutup surat dengan penutup yang profesional dan sopan, seperti "Terima kasih" atau "Hormat". Sertakan huruf kapital di kata pertama hanya penutupan, yaitu "Hormat Anda" dan ikuti penutupan dengan koma. Masukkan garis setelah penutupan dan ketikkan tanda tangan yang dicetak. Ini akan memberikan ruang yang cukup untuk tanda tangan tertulis antara tanda tangan penutup dan cetakan.

7.

Tunjukkan salinan atau dokumen yang akan dilampirkan pada surat bisnis sebagai lampiran. Ketik "Enclosures" dan sertakan jumlah salinan. Ketik “Enclosures: 5, misalnya, jika surat bisnis menyertakan lima salinan atau dokumen bersama dengan surat itu. Beri label atau nomor setiap salinan dan sertakan di belakang surat itu.