Cara Menulis Proposal / Surat Bisnis yang Efektif

Komunikasi yang baik dalam bisnis dapat membuat perbedaan besar dalam cara Anda dipersepsikan. Apakah Anda sedang menulis proposal formal dalam bentuk surat atau hanya surat bisnis, menggunakan format yang tepat dan menjelaskan ide-ide Anda dengan jelas dan ringkas akan memastikan bahwa audiens Anda memahami ide-ide Anda dan meningkatkan kemungkinan mereka melihatnya secara menguntungkan.

Format Surat

Format surat dengan benar #. Tulis di kop surat dengan nama, alamat, dan informasi kontak lainnya yang berpusat di atas. Jika Anda tidak memiliki kop surat, ketikkan nama dan alamat Anda di sudut kanan atas surat itu. Nama dan alamat penerima harus dua baris di bawah dari alamat Anda dan di sudut kiri. Tempatkan tanggal yang terpusat di bawah alamat penerima atau di sisi kanan pada baris di bawah alamat penerima. Kemudian beri garis "Re:" di sisi kiri di bawah tanggal. Baris ini harus berisi informasi yang jelas dan ringkas tentang topik surat itu. Misalnya, jika Anda mendiskusikan proposal, tulis sesuatu seperti: "Re: Proposal untuk memperluas kemitraan."

Alamat Penerima

Mulailah surat Anda dengan salam resmi menggunakan judul penerima yang tepat. Judul yang tepat termasuk Tn., Nn, dan Dr. Jangan menyebut seorang wanita sebagai Nyonya atau Nona kecuali dia telah secara eksplisit menyuruh Anda melakukannya. Salam harus diikuti oleh tanda titik dua sehingga ucapan Anda terlihat seperti ini: "Dr. Smith yang baik hati:"

Berikan Detail Latar Belakang

Berikan informasi latar belakang apa pun di paragraf pertama. Misalnya, jika Anda menindaklanjuti rapat, diskusikan secara singkat topik rapat. Jika Anda mengajukan proposal, berikan ringkasan singkat tentang proposal di paragraf pertama. Ini dapat membantu audiens Anda memahami proposal yang kompleks.

Nyatakan Tujuan Anda

Nyatakan dengan jelas dan ringkas tujuan surat Anda dan tindakan selanjutnya yang Anda minta. Saat menulis proposal, berikan detail yang jelas yang tidak menambahkan informasi asing. Sebuah proposal untuk pengaturan bisnis, misalnya, harus memberikan persyaratan dasar dari proposal tersebut. Minta tindak lanjut dari penerima. Jika Anda meminta tindakan spesifik dari penerima - seperti pengembalian dana atau perpanjangan tenggat waktu - sebutkan ini dalam paragraf terakhir. Jika proposal memberikan potensi manfaat kepada penerima, pastikan untuk menyatakan ini. Seseorang yang meminta pengembalian uang dari bisnis mungkin menekankan bahwa pengembalian uang ini akan mendorongnya untuk melindungi bisnis di masa depan.

Tutup Surat itu

Tutup surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada orang tersebut atas pertimbangannya dan mendorongnya untuk menghubungi Anda jika ia memiliki pertanyaan. Surat itu harus ditutup dengan pidato seperti "Hormat" atau "Hormat saya" diikuti dengan koma. Ketikkan nama Anda beberapa baris di bawah pidato perpisahan dan tandatangani nama Anda di atas nama yang Anda ketik.

Lampirkan Dokumentasi

Sertakan dokumentasi pendukung dalam surat Anda. Nyatakan enklosur ini dengan mengetikkan "enklosur:" di sisi kiri di bawah tanda tangan Anda. Tuliskan lampiran yang disertakan setelah kata ini.

Tip

• Periksa ulang surat Anda untuk kesalahan ketik, kesalahan pengejaan, atau kesalahan tata bahasa apa pun.

  Masukkan statistik atau fakta yang relevan ke dalam proposal Anda. Proposal lebih kuat dan lebih menarik ketika didasarkan pada penelitian atau pengalaman dunia nyata.