Cara Membangun Faktor Bantuan Kepegawaian

Usaha kecil jauh lebih mampu menyerap absen yang tak terduga - cuti sakit atau darurat keluarga, misalnya - daripada organisasi yang lebih besar, hanya karena berkurangnya jumlah staf yang tersedia untuk memberikan perlindungan. Dalam industri di mana tingkat perlindungan yang memadai sangat penting atau bahkan diamanatkan oleh hukum, manajemen harus mempertimbangkan untuk menetapkan faktor bantuan kepegawaian. Alat ini mempertimbangkan persyaratan dan ketersediaan staf yang khas sepanjang tahun dan menggunakan informasi tersebut untuk mengembangkan faktor bantuan: dengan kata lain, jumlah staf tambahan yang diperlukan untuk memastikan cakupan yang tidak terganggu.

Identifikasi operasi dan fungsi penting dari bisnis dan putuskan apakah akan mengembangkan faktor bantuan kepegawaian untuk seluruh organisasi, dengan posisi individu atau berdasarkan fungsi atau divisi.

Kumpulkan data absensi karyawan. Tinjau periode 12 bulan sebelumnya, tahun kalender atau tahun fiskal dan identifikasi jumlah liburan, cuti sakit dan absen lainnya dari tugas seperti waktu yang dihabiskan dalam pelatihan, melayani sebagai juri atau bertugas ringan karena cedera kompensasi pekerja .

Identifikasi jumlah total hari kerja yang tersedia per tahun dengan mengurangi hari libur dan hari non-kerja lainnya dari total jumlah hari yang mungkin. Misalnya, jika posisi harus diisi Senin hingga Jumat, dan perusahaan ditutup pada 10 hari libur setahun, perhitungannya adalah: 5 (hari) kali 52 (minggu) sama dengan 260, minus 10 (hari libur) sama dengan 250 pekerjaan yang tersedia hari. Hitung total jumlah jam posisi harus diisi setiap tahun dengan mengalikan jumlah hari kerja yang tersedia dengan jumlah jam yang dibutuhkan per hari. Jika karyawan diharuskan untuk bekerja dalam shift delapan jam, perhitungannya adalah: 250 kali 8 sama dengan 2.000 jam per tahun.

Tambahkan jumlah hari liburan, hari sakit dan absen lainnya, dan kurangi jumlah ini dari jumlah total hari kerja yang tersedia. Misalnya, jika seorang petahana sedang berlibur selama tiga minggu secara total, mengambil cuti sakit selama tiga hari dan menjabat sebagai juri selama dua hari, jumlah hari yang benar-benar bekerja adalah 230: 250 dikurangi (15 ditambah 3 ditambah 2) sama dengan 230.

Bagilah jumlah total hari kerja yang tersedia dengan jumlah hari yang benar-benar bekerja di tahun sebelumnya, misalnya: 250 (hari kerja yang tersedia) dibagi dengan 230 (hari yang benar-benar bekerja) sama dengan 1, 087 (faktor bantuan kepegawaian).

Hitung faktor bantuan kepegawaian dengan jam, bukan hari jika Anda mau. Bagilah jumlah jam yang dibutuhkan untuk mengisi posisi per tahun dengan jumlah jam para petahana benar-benar bekerja, misalnya: 2.000 (total jam yang dibutuhkan) dibagi dengan 1.848 (jam benar-benar bekerja) = 1.082 (faktor bantuan kepegawaian). Sedikit perbedaan dalam faktor kepegawaian ketika menggunakan jam sebagai lawan hari mencerminkan perbedaan kecil, seperti petahana kembali selama beberapa jam setelah masing-masing tugas juri dan pulang sakit pada salah satu hari setelah bekerja selama beberapa jam. Meskipun lebih memakan waktu untuk menghitung, metode ini sedikit lebih akurat daripada hanya melihat pada hari kerja.

Tentukan jumlah karyawan penuh waktu atau hitung jam paruh waktu tambahan yang mungkin diperlukan untuk sepenuhnya menjalankan operasi dengan menerapkan faktor kepegawaian. Misalnya, jika faktor bantuan kepegawaian adalah 1, 087, perusahaan memerlukan 1, 087 karyawan penuh waktu untuk menjadi staf di posisi tersebut. Mengalikan jumlah jam per minggu dengan faktor pertolongan - 40 dengan 1, 087 sama dengan 43, 48 memberi tahu bahwa posisi tersebut mengharuskan seseorang untuk bekerja tambahan 3, 48 jam per minggu untuk dikelola sepenuhnya. Jika perusahaan memiliki 12 anggota staf, misalnya, jam tambahan yang dibutuhkan per minggu akan menjadi 41, 76: 12 (karyawan) kali 3, 48 (jam) sama dengan 41, 76 (total jam tambahan yang dibutuhkan per minggu), yang menunjukkan bahwa tambahan staf setara waktu penuh harus disewa.