Penutupan Bagus untuk Pesan Bisnis

Komunikasi tertulis dalam bisnis lebih formal daripada komunikasi pribadi. Apakah Anda berkomunikasi melalui email atau surat tertulis, Anda harus menggunakan pembukaan dan penutupan yang tepat untuk pesan Anda. Hindari singkatan dan slang pesan teks yang mendukung konstruksi kalimat formal, dan periksa kembali ejaan dan tata bahasa Anda. Pesan bisnis Anda mungkin satu-satunya kesempatan Anda untuk membuat kesan yang baik pada orang yang Anda tulis. Penutupan yang Anda pilih untuk pesan Anda tergantung pada hubungan Anda dengan penerima pesan dan suasana hati yang ingin Anda sampaikan.

Tujuan

Saat Anda berkomunikasi dengan seseorang secara langsung, ekspresi, bahasa tubuh, dan nada suara Anda menyampaikan sikap Anda dan meningkatkan pesan yang Anda sampaikan. Komunikasi tertulis tidak menawarkan petunjuk ini. Salam dan penutup pesan Anda memberi tahu pembaca tentang sikap dan emosi Anda. Joan Waldvogel, yang menulis dalam "Journal of Computer-Mediated Communication" pada 2007, menyebut salam dan penutup "penanda kesopanan." Mereka adalah kesempatan bagi Anda untuk mengekspresikan kehangatan atau keramahan dalam apa yang mungkin merupakan pesan yang dingin dan tidak berhubungan dengan bisnis.

Penutupan Umum

Penutupan untuk pesan bisnis cenderung melekat pada beberapa frasa saham: "tulus, " "tulus milikmu, " "hormat, " "salam" atau bahkan "keinginan terbaik." Masing-masing menyampaikan tingkat formalitas atau informalitas. "Hormat kami" sedikit lebih hangat daripada "tulus, " sementara "salam" dan "keinginan terbaik" kurang formal. Jika Anda telah berkomunikasi dengan orang yang Anda tuju sebelumnya, ambil petunjuk dari penutup yang mereka gunakan pada surat mereka dan gunakan penutup yang sama atau yang memiliki tingkat formalitas yang sama.

E-mail

Banyak orang tidak menggunakan penutupan formal saat menulis email. Tetapi melakukan hal itu dalam komunikasi bisnis dapat menguntungkan Anda. Waldvogel melaporkan bahwa dalam beberapa penelitian, penerima email melihat email dengan salam, penutupan, dan kata-kata sopan seperti "tolong" dan "terima kasih" lebih baik daripada email yang tiba-tiba dan bahwa mereka melihat orang-orang yang mengirim mereka sebagai seseorang yang ingin mereka ajak bekerja sama. . Melampirkan penutupan sederhana seperti "dengan tulus" dapat membuat penerima Anda melihat Anda dengan lebih baik.

Pertimbangan Lainnya

Jika Anda ingin membuat pesannya kurang formal, tambahkan postscript setelah tanda tangan pada surat bisnis Anda. Ini dapat diketik atau ditulis tangan dan dapat menambahkan catatan pribadi, seperti catatan terima kasih atas bantuannya, harapan terbaik untuk kesehatan anggota keluarga, menyebutkan pertemuan makan siang yang menyenangkan atau hal semacam itu. Catatan ini memperkuat hubungan pribadi antara Anda dan orang yang Anda tulis.