Cara Mendokumentasikan Sistem Pendapatan

Sistem pendapatan mengacu pada cara perusahaan menghasilkan pendapatan dan bagaimana perjalanannya melalui sistem akuntansi perusahaan. Departemen akuntansi memberikan kebijakan dan prosedur serta dokumen yang menggambarkan fungsionalitas sistem dan persyaratan pemeliharaannya. Menyimpan catatan ini di tangan memudahkan akuntan ketika mereka memiliki pertanyaan atau ketika karyawan baru perlu memahami prosesnya.

1.

Uraikan masing-masing komponen sistem pendapatan untuk perusahaan. Ini mungkin termasuk membuat faktur, menentukan opsi pengiriman uang, memproses pembayaran, menyetor pembayaran, melakukan rekonsiliasi bank, memfasilitasi pengakuan pendapatan dalam sistem akuntansi, memproses kredit dan diskon, membuat prosedur audit dan kontrol internal, mengelola piutang usaha dan banyak lagi. Buat bagan alur yang menggambarkan ikhtisar langkah-langkah individual dari sistem pendapatan untuk dimasukkan dalam dokumentasi. Diagram alir membantu memvisualisasikan proses.

2.

Tuliskan setiap langkah dari diagram alir pada halamannya sendiri, berikan detail dari masing-masing langkah. Misalnya, uraikan langkah-langkah dan prosedur untuk menghasilkan faktur yang membawa pendapatan ke perusahaan. Berikan petunjuk langkah demi langkah untuk membuat faktur perusahaan, termasuk tangkapan layar sistem akuntansi, proses pengiriman atau pengiriman faktur kepada klien dan langkah-langkah untuk mengajukan faktur setelah dikirim. Jangan tinggalkan apa pun. Lakukan ini untuk setiap aspek sistem pendapatan.

3.

Detail langkah-langkah yang diperlukan untuk memproses cek yang diterima untuk pembayaran. Sertakan prosedur untuk memproses pembayaran terhadap faktur dalam sistem dan sertakan instruksi untuk membuat setoran bank.

4.

Perlihatkan dalam dokumentasi sistem pendapatan bagaimana menangani diskon atau kredit terhadap faktur untuk memastikan jumlah yang tepat dicatat dalam sistem. Sertakan dokumentasi tentang cara menjaga pencadangan transaksi dicatat.

5.

Tulis instruksi tentang rekonsiliasi pembayaran yang dilakukan terhadap laporan bank serta mengakses rekening bank online untuk verifikasi.

6.

Menggambarkan proses untuk menangani kredit macet atau faktur yang dihapus karena mereka tidak dibayar. Ini mungkin termasuk instruksi untuk mengirim faktur ke koleksi, jika itu adalah bagian dari kebijakan perusahaan.

7.

Tinjau semua dokumen untuk memverifikasi semuanya tercakup. Dokumentasi sistem pendapatan berbeda oleh perusahaan dan harus mencakup semua kebijakan dan prosedur untuk menangani pendapatan juga. Ini mungkin termasuk judul posisi yang menangani fungsi spesifik, kontrol internal, dan lainnya.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Perangkat lunak diagram alir