Daftar Periksa File Karyawan

Salah satu fungsi terpenting dari departemen sumber daya manusia adalah pencatatan, termasuk file pekerjaan, manfaat dan file manajemen keselamatan, pelatihan dan catatan pengembangan. File karyawan berisi catatan setiap tindakan ketenagakerjaan. File pekerjaan — sering disebut file personel — membutuhkan langkah-langkah yang tepat dan tepat untuk memastikan file tersebut akurat, lengkap, dan terbaru. Di banyak organisasi, ada dua jenis file ketenagakerjaan. Departemen sumber daya manusia menyimpan file untuk setiap karyawan. Departemen juga memelihara apa yang disebut file "penyelia" atau "departemen". File ini biasanya hanya berisi informasi yang terkait dengan kehadiran, kinerja, dan kontak darurat karyawan.

Retensi File Karyawan

File sumber daya manusia bersifat rahasia dengan akses yang diberikan hanya kepada individu tertentu di departemen sumber daya manusia. Elemen penting dari pelatihan sumber daya manusia adalah kerahasiaan file karyawan, dan konsekuensi untuk setiap pelanggaran kerahasiaan. Menurut US Equal Employment Opportunity Commission, file karyawan harus disimpan selama satu tahun setelah tanggal pemutusan hubungan kerja karyawan. Selanjutnya, catatan karyawan yang berkaitan dengan upah, kenaikan pangkat, promosi dan tindakan ketenagakerjaan terkait harus disimpan hingga tiga tahun, sesuai dengan Undang-Undang Standar Buruh yang Adil dan Diskriminasi Usia dalam Undang-undang Ketenagakerjaan. Selalu periksa dengan peraturan negara Anda yang mengatur tentang penyimpanan catatan pekerjaan. Misalnya, undang-undang Texas tentang retensi adalah empat tahun dalam hal yang berkaitan dengan penipuan karyawan atau pelanggaran kerahasiaan.

Isi File Karyawan Departemen SDM

Dokumen awal yang masuk ke file karyawan adalah aplikasi untuk pekerjaan, dan setiap catatan tentang proses seleksi, dan wawancara. Setelah kandidat menerima tawaran pekerjaan, ia harus membuktikan kelayakan untuk bekerja di AS. Tergantung pada keadaan karyawan, dokumentasi ini dapat mencakup identifikasi, seperti akta kelahiran, kartu Jaminan Sosial, SIM, SIM, paspor atau dokumentasi visa kerja yang diperoleh dari Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS.

Dokumen yang berkaitan dengan investigasi latar belakang dan perjanjian yang ditandatangani mengenai pengungkapan dan kerahasiaan perusahaan tercantum dalam file ketenagakerjaan. Pengakuan yang ditandatangani untuk penerimaan buku pegangan ini juga merupakan bagian dari file karyawan.

File ketenagakerjaan juga harus memuat hal-hal berikut: dokumentasi mengenai tindakan disipliner, pujian, evaluasi kinerja, kenaikan gaji, bonus, kehadiran, promosi, penurunan pangkat, transfer, dan informasi kontak darurat.

File Karyawan yang Dilindungi oleh HIPAA

File karyawan terpisah harus dapat diakses hanya oleh orang-orang yang ditunjuk di departemen sumber daya manusia. File terpisah ini berisi semua informasi mengenai pemeriksaan medis, pilihan asuransi perawatan kesehatan, pernyataan cacat, dan hal-hal kompensasi pekerja. Di bawah Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act (HIPAA), sangat penting bahwa semua dokumentasi medis disimpan oleh bagian manfaat. Secara umum, ini adalah manajer manfaat yang disertifikasi sebagai petugas HIPAA yang bertanggung jawab atas catatan rahasia ini.