Etiket untuk Undangan Pertemuan Bisnis

Pemilik bisnis sering melakukan pertemuan dengan karyawan, kolega, dan klien mereka untuk membahas berbagai hal. Apakah brainstorming ide untuk peluncuran produk atau menyelesaikan rencana proyek, pertemuan bisnis digunakan meningkatkan komunikasi bisnis. Jika Anda memutuskan untuk menyelenggarakan rapat, praktikkan tata krama yang tepat dan kirim undangan rapat bisnis ke tamu yang Anda tuju.

Jenis-jenis Undangan

Undangan rapat bisnis dapat dikirim dalam berbagai format. Untuk pendekatan tanpa kertas, "hijau" mengirim undangan rapat melalui email. Untuk pendekatan formal gunakan undangan kertas untuk mengundang tamu menghadiri pertemuan bisnis. Jika Anda mengundang seorang kolega ke pertemuan bisnis secara langsung atau melalui telepon, pastikan untuk mengirim undangan resmi beserta detail rapatnya. Gunakan warna netral, atau warna perusahaan dan sertakan logo perusahaan pada undangan. Hindari menggunakan warna dan gambar yang mengganggu, kecuali undangannya adalah untuk brainstorming atau pertemuan kreatif.

Pilih Tanggal

Undangan rapat bisnis memberi Anda keuntungan dari memberi tahu peserta tentang rapat Anda sebelumnya. Berikan peserta setidaknya satu minggu pemberitahuan untuk pertemuan bisnis. "Inc., " sebuah majalah dan sumber daya online untuk pemilik bisnis, menyarankan untuk menghindari pertemuan hari Senin.

Detail Undangan

Undangan rapat bisnis harus mencakup semua informasi yang perlu diketahui seorang individu tentang pertemuan yang dia hadiri. Sangat penting untuk memasukkan informasi penting, seperti tanggal dan waktu pertemuan, lokasi, tujuan dan tuan rumah. Anda mungkin juga ingin menyertakan apakah sarapan, makan siang, makan malam atau minuman akan disajikan selama pertemuan. Jika tamu istimewa hadir, sertakan namanya dan biografi singkat. Anda dapat memasukkan agenda rapat, serta notulen rapat sebelumnya, jika berlaku.

Manfaat Undangan

Undangan bisnis memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada peserta bahwa mereka memiliki acara yang harus mereka hadiri. Dengan pengetahuan tentang pertemuan, peserta dapat menyiapkan data dan laporan sebelumnya, jika mereka perlu mempresentasikan temuan. Undangan juga memberi mereka banyak kesempatan untuk mengatur ulang jadwal mereka sehingga mereka dapat menghadiri pertemuan dan memblokir jadwal mereka dari keterlibatan lain.

Peringatan

Pertimbangkan beberapa faktor sebelum Anda mengirim permintaan undangan rapat bisnis. Tinjau daftar undangan Anda untuk memastikan bahwa semua individu yang penting terdaftar. Penting bahwa informasi yang Anda berikan undangan rapat akurat; dari nama para tamu dan lokasi pertemuan hingga saat itu. Kirim tindak lanjut untuk mengingatkan mereka tentang rapat dan memberi tahu mereka jika ada perubahan pada undangan rapat asli.