Cara Menulis Pengumuman Rapat

Menulis pengumuman rapat membutuhkan lebih dari sekadar mengetik waktu, tempat, dan apa yang dibahas. Rekan kerja Anda mungkin sibuk, tidak diharuskan menghadiri atau memiliki sejumlah alasan lain untuk tidak datang ke rapat, jadi Anda harus memastikan bahwa pengumuman Anda memaksimalkan kehadiran. Menutupi semua dasar-dasarnya akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak kursi di kursi jika Anda membutuhkan jumlah pemilih yang baik.

1.

Mulailah dengan alasan pertemuan. Anda mungkin mengundang pekerja yang biasanya tidak terlibat dengan topik rapat, dan mereka mungkin secara keliru menganggap pertemuan itu tidak bermanfaat bagi mereka kecuali Anda memulai dengan alasan rapat. Misalnya, pemrogram mungkin tidak selesai membaca pengumuman rapat tentang pertemuan keuangan. Jika rapat akan fokus pada pembelian perangkat keras baru, yang membutuhkan input programmer, dapatkan informasi itu di awal pengumuman Anda.

2.

Sertakan lima Ws. Permudah peserta untuk mengumpulkan informasi logistik dari pengumuman Anda dengan membagi dengan siapa, kapan, di mana, mengapa dan apa bagian. Jika Anda menggunakan ini sebagai satu-satunya pemformatan Anda, letakkan waktu, tanggal dan tempat terakhir, setelah Anda meyakinkan orang untuk datang.

3.

Berikan hasil negatif dari ketidakpedulian. Tingkatkan pentingnya pesan Anda dengan memasukkan kelemahan dari ketidakpedulian dan pertemuan yang tidak mencapai tujuannya. Misalnya, jika cukup banyak pemrogram komputer yang tidak menghadiri rapat, ini dapat mengakibatkan penundaan pembelian perangkat keras baru atau non-programer yang memutuskan perangkat keras apa yang akan dibeli perusahaan.

4.

Katakan siapa yang meminta pertemuan. Pekerja tidak akan mau ketinggalan pertemuan atasan langsung mereka atau perusahaan panggilan besar. Jika orang yang memanggil rapat itu penting, masukkan dalam pengumuman.

5.

Mintalah RSVP. Anda mungkin mendapatkan kehadiran rendah jika Anda menjadwalkan pertemuan Anda pada waktu yang buruk untuk calon peserta. Anda juga mungkin mendapatkan kehadiran rendah karena pekerja salah menafsirkan pesan Anda. Meminta RSVP memungkinkan Anda untuk menentukan apakah Anda salah mengomunikasikan pesan Anda atau menjadwalkan rapat pada waktu yang buruk. Berikan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan alamat email Anda.

6.

Termasuk ajakan untuk bertindak. Banyak orang menggunakan teknologi untuk menjadwalkan janji temu atau memiliki cara lain untuk mencatat tanggal penting, seperti kalender dinding atau meja. Sertakan permintaan untuk undangan Anda agar mereka mencatat rapat sekarang sehingga mereka tidak melupakannya. Ini mungkin membuatnya lebih mungkin bahwa orang-orang yang telah membuat keputusan untuk menghadiri, berdasarkan pengumuman Anda, akan segera menjadwalkan acara tersebut.