Apa yang Terjadi jika Anda Tidak Membuat Batas Waktu W-2 untuk Karyawan?

Menurut Internal Revenue Service, formulir W-2 harus dikirimkan kepada karyawan selambat-lambatnya 31 Januari untuk formulir yang berasal dari tahun kalender sebelumnya. Walaupun karyawan mungkin tidak menerimanya melalui pos pada tanggal ini, mereka harus - paling tidak - dikirim pada saat ini. Untuk perusahaan yang tidak mengikuti protokol khusus ini, bisa ada konsekuensi.

Karyawan yang tidak puas

Selain masalah resmi yang mungkin Anda miliki dengan Internal Revenue Service (IRS) karena kegagalan untuk mengirimkan formulir W-2 secara tepat waktu, Anda mungkin harus berurusan dengan sekelompok karyawan yang sangat tidak puas, banyak dari mereka kemungkinan mengharapkan pengembalian pajak. Karyawan tidak hanya membuat keluhan kepada Anda, tetapi juga kepada IRS, yang dapat memacu penyelidikan lebih lanjut ke perusahaan Anda jika banyak keluhan dibuat tentang masalah tersebut.

Denda IRS

Denda staggers IRS berdasarkan pada seberapa terlambat formulir W-2 Anda diajukan. Denda $ 50 per formulir dinilai untuk W-2 yang diajukan dalam waktu 30 hari sejak tanggal jatuh tempo, hingga maksimum $ 187.500 untuk bisnis kecil. Untuk formulir yang diajukan sebelum 1 Agustus tetapi lebih dari 30 hari, hukuman naik menjadi $ 100 per formulir dan denda maksimum $ 536.000. Denda maksimum adalah $ 260 per formulir hingga $ 1.072.500 per tahun untuk formulir yang diajukan setelah 1 Agustus.

Formulir yang Akurat

Selain mengirim formulir W-2 tepat waktu, Anda juga harus memastikan bahwa formulir tersebut akurat. Menurut situs web IRS, jika Anda mengirimkan formulir W-2 ke IRS dengan mengklaim bahwa Anda membayar sejumlah uang kepada karyawan tertentu dan Anda tidak melakukannya, orang tersebut memiliki hak untuk menuntut Anda atas kerusakan. Denda $ 530 per formulir tanpa maksimum dinilai. Anda mungkin juga harus membayar denda $ 5.000 sebagai ganti rugi karena mengajukan dokumen palsu dan dapat dikenakan biaya pidana.

Catatan dan Komunikasi

Terkadang, jika Anda setidaknya memberi tahu karyawan Anda bahwa Anda sedang ketinggalan dengan W-2 Anda tetapi sedang berusaha mengeluarkannya, mungkin ada ketidakpuasan yang lebih sedikit daripada jika Anda tidak mengatakan apa-apa sama sekali. Juga, jika Anda mengirim W-2 pada tenggat waktu, tetapi mengembalikannya kepada Anda karena alamat yang lama atau buruk, jangan buka atau buang. Taruh di file karyawan dan simpan jika dia menghubungi Anda untuk formulir di jalan; Anda setidaknya memiliki bukti bahwa Anda mencoba mengirimkannya.