Cara Menulis Surat kepada Seseorang Mengabaikan Mereka Dari Grup Anda

Menulis surat pemberhentian adalah langkah penting yang harus diambil ketika memberhentikan seorang karyawan dari grup Anda. Meskipun Anda ingin bertemu dengan karyawan secara langsung untuk menyampaikan berita, surat pemberhentian berfungsi sebagai catatan tertulis dari topik yang Anda dan karyawan akan diskusikan selama rapat. Surat yang baik dengan jelas menjelaskan ketentuan pemutusan hubungan kerja dan memberikan informasi berharga kepada karyawan mengenai pembayaran liburan yang tidak dibayar dan tunjangan lainnya.

1.

Mulailah surat itu dengan menjelaskan bahwa surat itu mengkonfirmasi pertemuan di mana Anda memberi tahu karyawan bahwa pekerjaannya dengan kelompok Anda telah diberhentikan. Sertakan tanggal pemberhentian efektif.

2.

Buat daftar alasan pemutusan hubungan kerja, seperti kegagalan untuk tiba di tempat kerja sesuai jadwal atau ketidakmampuan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan; pastikan untuk memasukkan semua alasan pemutusan hubungan kerja. Sebutkan setiap kali karyawan tersebut diberi peringatan sebelumnya mengenai masalah tersebut, dan lampirkan salinan peringatan tertulis itu ke surat itu.

3.

Jelaskan bahwa karyawan harus menyerahkan properti perusahaan, seperti kunci, laptop, atau mobil perusahaan. Catat tanggal ketika barang harus dikembalikan kepada Anda. Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia menyatakan dalam suratnya bahwa kegagalan untuk mengembalikan properti perusahaan akan dianggap pencurian.

4.

Perhatikan jika karyawan akan menerima pembayaran untuk pembayaran liburan yang belum dibayar, dan daftarkan berapa jam liburan yang belum dibayarkan. Jika karyawan akan dibayar pesangon, sebutkan durasi pesangon yang dibayarkan dalam surat tersebut.

5.

Jelaskan kapan pertanggungan asuransi kesehatan karyawan akan berakhir, jika berlaku, dan bahas kelayakannya untuk melanjutkan pertanggungan asuransi kesehatannya dengan membayar jumlah penuh premi sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Rekonsiliasi Anggaran Omnibus Konsolidasi. Arahkan karyawan ke departemen sumber daya manusia Anda jika ia memiliki pertanyaan tentang kelayakan COBRA dan status tunjangan lain, seperti 401k atau paket asuransi jiwa.

6.

Berikan ruang bagi karyawan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada surat itu. Tanda tangan berfungsi sebagai pengakuan bahwa penghentian itu dijelaskan kepadanya. Berikan salinan surat itu kepada karyawan.

Kiat

• "The CPA Journal" merekomendasikan memberikan karyawan waktu yang cukup selama rapat untuk membaca surat itu. Memberi karyawan kesempatan untuk membaca dan memproses surat itu memungkinkan dia untuk mengajukan pertanyaan terkait tentang pemutusan hubungan kerja.
• Jika karyawan meninggalkan grup Anda tetapi bukan perusahaan, berikan penjelasan yang jelas tentang langkah selanjutnya dalam surat pemutusan hubungan kerja. Jelaskan kapan hari terakhir karyawan dengan grup Anda akan dan minta dia memberi tahu Anda atau rekan kerja yang ditunjuk tentang status proyeknya.

Peringatan

• Jangan berikan surat itu kepada karyawan sebelum departemen Sumber Daya Manusia Anda menyetujuinya. Sumber Daya Manusia harus memastikan bahwa semua tindakan disipliner yang mengarah ke penghentian telah diikuti.