Cara Menulis Sertifikat Kesiapan untuk Kiriman

Sertifikat kesiapan yang terkait dengan pengiriman mengacu pada dokumen formal di mana seorang individu atau perusahaan mengkonfirmasi bahwa pengiriman dalam urutan yang tepat dan siap untuk pindah ke pengiriman. Dokumen-dokumen ini - juga disebut faktur pengiriman - bermanfaat karena memberikan catatan tertulis barang yang dikirim; kondisi barang; kebijakan dan peraturan pengiriman harus mengikuti; dan data dasar lainnya, seperti informasi kontak untuk pengirim dan pembeli. Jika pembeli menerima barang yang rusak atau tidak memadai, sertifikat dapat memberikan bukti siapa yang bertanggung jawab di perusahaan pengiriman atau, dalam beberapa kasus, membuktikan bahwa masalah terjadi setelah pengiriman.

1.

Ketik "SHIPPER:" diikuti dengan nama Anda atau nama perusahaan pengiriman. Kembali sekali dan tulis informasi kontak lengkap untuk Anda atau perusahaan, termasuk email, telepon, alamat dan nomor faks.

2.

Kembali dua kali. Ketik "RECIPIENT:" diikuti dengan pengembalian tunggal dan informasi kontak penerima.

3.

Gandakan kembali dan tulis "DATE:" diikuti dengan tanggal saat ini.

4.

Gandakan kembali dan tulis paragraf yang menunjukkan bahwa Anda atau perusahaan pengiriman memberikan sertifikat kesiapan untuk memverifikasi kondisi barang yang akan dikirim dan kelengkapan pesanan pembeli. Sertakan nomor pesanan pembeli serta nomor akun, jika berlaku, serta tanggal pengiriman barang.

5.

Gandakan dua kali lebih banyak dan tulis judul seperti "Barang Dagangan untuk Pengiriman" atau yang serupa. Di bawah ini, sertakan bagan atau daftar perincian yang merinci setiap barang yang dikirim. Bagan atau daftar harus mencakup nama item, nomor referensi apa pun yang terkait dengan item, deskripsi item, jumlah item dan unit serta total biaya untuk setiap item. Berikan total biaya pengiriman di bagian bawah yang mencakup biaya pengiriman dan biaya lainnya seperti bergegas memesan.

6.

Pengembalian ganda. Tunjukkan setiap peraturan atau kebijakan yang berlaku untuk pengiriman dan bagaimana pengiriman itu sesuai.

7.

Kembali dua kali lagi. Negara yang memeriksa barang yang akan dikirim dan kapan. Katakanlah, setelah memenuhi semua persyaratan untuk pengiriman, pengiriman telah disertifikasi dan siap dikirim.

8.

Pengembalian ganda. Berikan garis berlabel untuk tanda tangan otorisasi Anda atau manajer dan garis tanggal yang menunjukkan kapan sertifikat ditandatangani. Tanda tangani dan beri tanggal sertifikat dan berikan kepada pembeli atau agen lain yang tepat.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Data inventaris, seperti nomor ID item pada barang yang akan dikirim
• Salinan kebijakan atau peraturan untuk pengiriman