Faktor Komunikasi Efektif

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda akan memiliki hari setinggi enam mil dan Anda akan memiliki hari-hari yang membosankan - hari-hari di mana Anda menikmati setiap menit, dan hari-hari yang Anda inginkan berakhir pada pukul 14:00. Anda dapat merangkul ketidakpastian dari kehidupan sehari-hari sebagai pemilik usaha kecil, satu hal yang dapat Anda andalkan dapat diprediksi adalah bahwa Anda akan diharapkan untuk berkomunikasi setiap hari - dengan karyawan, pelanggan, vendor, tenaga penjualan, kelompok masyarakat, pejabat pemerintah dan orang asing. Anda akan diperhitungkan, dan dinilai oleh, kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan kata-kata - kata-kata yang Anda ucapkan secara lisan, ditambah dengan yang Anda kirim melalui pesan teks, iklan dan posting media sosial serta tulisan yang Anda tulis dalam email, surat, dan presentasi.

Anda mungkin tidak menganggap diri Anda sebagai "komunikator ulung" - bahkan mungkin tidak dekat. Tetapi karena begitu banyak kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif, sangat penting bagi Anda untuk mengasah keterampilan komunikasi Anda - investasi waktu yang bijak yang akan membantu memastikan bahwa Anda dipahami setidaknya sebagian besar waktu dan, pada gilirannya, memahami orang-orang di sekitar Anda. Untuk menyelesaikan latihan ini dengan benar, berikut adalah beberapa faktor yang mendorong komunikasi yang efektif:

• Ambillah dari atas, dan segarkan pengetahuan Anda tentang langkah-langkah yang terlibat dalam semua bentuk komunikasi.
• Merangkul nilai mendengarkan aktif.
• Nilai hambatan untuk komunikasi yang efektif sehingga Anda dapat mengatasinya.

Melakukan hal itu akan membuat Anda cekatan dan percaya diri yang Anda butuhkan untuk menjadi penguasa dunia bisnis kecil Anda.

Ikuti Proses Komunikasi

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin akan kehilangan hitungan semua faktor yang melibatkan komunikasi yang terjadi pada hari tertentu. Tetapi kebanyakan dari mereka mungkin akan dibimbing oleh suatu tujuan, seperti untuk:

• Sampaikan informasi Pertukaran informasi Buat permintaan
• Mengajukan keluhan
• Membujuk Memecahkan masalah Rekonsiliasi perbedaan * Menghibur

Apa pun tujuan Anda, langkah-langkah yang terlibat dalam semua bentuk komunikasi pada dasarnya sama. Mungkin membantu untuk memvisualisasikan enam langkah dalam lingkaran - satu mengikuti yang lain - atau urutan linear, dari kiri ke kanan:

• Pengirim mengembangkan ide. Semua pesan dimulai dengan konsep sebuah ide. Lagi pula, jika Anda tidak memiliki alasan, Anda tidak akan punya alasan untuk berkomunikasi.
• Pengirim merumuskan pesan. Ide kemudian harus dimasukkan ke dalam kata-kata; Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan mengekspresikan diri. Spesialis komunikasi menyebut ini "encoding." Ini bisa menjadi langkah tersulit - dan yang membutuhkan beberapa revisi sampai Anda puas bahwa Anda sudah melakukannya dengan benar.
• Pengirim memilih media untuk pesan tersebut. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda menghadapi pilihan-pilihan yang tidak pernah dimiliki para pendahulu Anda, berkat teknologi. Ini adalah sebagian alasan mengapa langkah ini patut dipertimbangkan dengan cermat. Komunikasi tatap muka seringkali dapat mencegah jenis komunikasi yang salah yang dapat terjadi dalam email dan terutama pesan teks. * Pengirim mentransmisikan pesan, sehingga dapat melakukan perjalanan melalui media yang dipilih. Dengan langkah ini, peran pengirim selesai.
• Penerima menerima dan menerjemahkan pesan. Ini adalah langkah yang bisa penuh dengan tantangan - justru di mana hambatan dan hambatan dan faktor-faktor lain dari gangguan komunikasi paling mungkin muncul. Komunikasi yang efektif tidak dapat terjadi, kecuali pengirim dan penerima memberikan makna yang sama pada suatu pesan.
• Penerima memberikan umpan balik. Umpan balik menyimpulkan proses komunikasi, tetapi tidak selalu secara damai. Sementara setiap pengirim sangat membutuhkan umpan balik positif, faktanya adalah umpan balik yang membingungkan, kontroversial atau marah memberikan peluang untuk menjembatani perbedaan komunikasi, asalkan komunikasi dua arah antara pengirim dan penerima tetap jujur ​​dan tulus.

Asah Keterampilan Mendengarkan Aktif Anda

Jika poin terakhir telah menggerakkan skeptis dalam diri Anda, maka Anda mungkin memikirkan situasi di mana pertukaran yang membingungkan, kontroversial atau marah berakhir dengan buruk. Tidak hanya komunikasi tidak efektif; itu memecah belah juga.

Akar penyebabnya? Kemungkinan besar, keterampilan menyimak yang buruk dari pihak pengirim atau penerima. Itu merusak komunikasi yang efektif setiap saat, dan itu tidak membantu bahwa:

• Sejauh sekolah dasar, siswa ditegur karena "tidak memperhatikan, " jika mereka tertangkap basah atau tampak terganggu. Tetapi memperhatikan dan mendengarkan adalah dua hal yang berbeda, dan sekolah Amerika tidak mengajarkan siswa bagaimana menjadi pendengar yang lebih baik.
• Mendengar dan mendengarkan adalah dua keterampilan yang berbeda juga. * Mendengar menjamin pemahaman tidak lebih dari melihat jaminan melihat.
• Kebanyakan orang lebih suka berbicara daripada mendengarkan, sering hanya menunggu waktu mereka sebagai orang lain berbicara sehingga mereka dapat berpadu.

Sebelum Anda melihat lebih dekat pada beberapa hambatan dan hambatan paling umum untuk komunikasi yang efektif dan cara mengatasinya, pertimbangkan satu keterampilan yang dapat memberi manfaat bagi Anda (seperti semua pengusaha): mendengarkan secara aktif.

Seperti halnya Anda mungkin membalik halaman buku dengan cara baru setelah mengasah kemampuan membaca aktif Anda di perguruan tinggi, Anda dapat mencapai tingkat pemahaman baru ketika Anda mengasah keterampilan mendengarkan aktif Anda. Ini kebalikan dari "mendengarkan pasif, " seperti ketika Anda mendengarkan permainan bisbol di radio volume rendah saat Anda melakukan panggilan telepon klien. University of Minnesota menggambarkan mendengarkan aktif sebagai:

• "... memberikan perhatian penuh pada apa yang dikatakan orang lain, meluangkan waktu untuk memahami poin yang dibuat, mengajukan pertanyaan yang sesuai dan tidak mengganggu pada waktu yang tidak tepat."

Mendengarkan aktif adalah keterampilan yang dipelajari, yang membuatnya lebih mengejutkan bahwa itu tidak diajarkan di sekolah dasar, menengah, sekolah menengah dan perguruan tinggi. Dibutuhkan latihan dan konsentrasi untuk menjadi pendengar aktif yang baik. Tetapi Anda bisa menjadi "pendengar aktif utama" dengan mempraktikkan strategi lima langkah yang dipromosikan oleh University of Maine:

• Akui ide, pikiran, atau perasaan seseorang terlebih dahulu. Mengutip (nyatakan kembali apa yang dikatakan pengirim dengan kata-kata Anda sendiri). Ajukan pertanyaan terbuka tanpa penilaian. Ringkas dan jelaskan. Tawarkan pendapat Anda (secara diplomatis, tentu saja).

Mendengarkan secara aktif tidak menjamin bahwa Anda tidak akan pernah mengalami gangguan komunikasi. Tetapi dari semua faktor yang mempromosikan komunikasi yang efektif, ini bisa dibilang yang paling vital dari semua. Dan ini sebelum Anda mempertimbangkan hambatan dan hambatan menjengkelkan yang ada di depan.

Atasi Hambatan untuk Komunikasi yang Efektif

Hambatan pertama dan paling kompleks untuk komunikasi yang efektif adalah sikap. Ini rumit karena mencakup banyak faktor yang membentuk kondisi pikiran, termasuk:

• Status sosial-ekonomi Gender Budaya
• Keyakinan pribadi
• Keyakinan agama
• Kurangnya keakraban atau kredibilitas * Persepsi selektif (tindakan menyaring apa yang kita lihat dan dengar sesuai dengan agenda kita sendiri)

Untuk mengatasi tantangan dan faktor pendukung yang mendorong komunikasi yang efektif:

• Adopsi nada kooperatif. * Tempatkan diri Anda pada posisi orang lain (atau, setidaknya coba lakukan ini). Ini disebut empati, dan keterampilan hidup lain yang dipelajari yang mengikuti penguasaan mendengarkan secara aktif.
• Buat hubungan - rasa mudah dan nyaman. (Seiring waktu, hubungan dapat berkembang menjadi kepercayaan, yang dapat menumbuhkan komunikasi yang terbuka dan jujur.) Untuk saat ini, lakukan yang terbaik untuk mengurangi ketegangan dan mendorong aliran komunikasi yang bebas.
• Tetap berpikiran terbuka. Jangan menghakimi atau mengkritik.
• Keluarkan dengan defensif atau membentuk asumsi prematur.
• Fokuslah dengan sungguh-sungguh pada pesan, bukan pada faktor-faktor yang berkontribusi (seperti, kehadiran emosi atau aksen yang sulit dipahami).

Hambatan kedua untuk komunikasi yang efektif adalah bahasa dan media . Seperti halnya sikap, itu sama luas dan mencakup faktor-faktor seperti:

• Pilihan kata * Nada (termasuk nada, intonasi, dan volume)
• Bahasa dan gerak tubuh * Isyarat nonverbal

Untuk mengatasi tantangan ini dan memperjuangkan faktor-faktor yang mempromosikan komunikasi yang efektif:

• Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, tepat. * Hindari kata-kata dan kiasan yang rumit.
• Jatuhkan gaul dan jargon dari kosakata Anda. Hindari bahasa yang bias atau kata-kata yang menyiratkan stereotip. Lakukan yang terbaik untuk menyelaraskan ekspresi wajah Anda dengan nada suara Anda. Hilangkan (atau setidaknya kurangi) penggunaan gerakan tangan Anda. Anda mungkin ingin mereka menekankan, tetapi mereka bisa mengganggu. Menahan diri dari gosip (baik mendengarkan dan menyebarkannya).
• Selalu lindungi hak dasar seseorang untuk privasi.
• Pilih media yang melengkapi pesan Anda. Sebagai contoh, informasi penting mungkin menuntut media yang cepat. Anda selalu dapat menindaklanjutinya nanti dengan media kedua.
• Pertimbangkan untuk menguatkan bahkan pesan verbal yang menghafal dengan pesan tertulis, jika itu penting. Mungkin juga berfungsi sebagai klarifikasi.

Mengatakan apa yang Anda maksudkan dan memaknai apa yang Anda katakan mungkin terdengar sederhana - setidaknya, sampai Anda menelusuri dan mempertimbangkan beberapa contoh yang dapat membuat Anda berhenti. Selain itu, "mempertimbangkan sumber" juga penting, karena dua orang dapat menanggapi pesan yang sama dengan dua cara berbeda.

Jelas, jika Anda harus menegur karyawan, lebih baik melakukannya secara pribadi dan pribadi. Tetapi bagaimana jika Anda ingin memuji seorang karyawan? Haruskah Anda melakukannya dengan "audiens" - sehingga semua orang yang mendengar dapat mendengar? Sama seperti Anda tidak menguasai bahasa Inggris dalam satu tahun, Anda mungkin juga tidak akan belajar untuk meminimalkan kelemahan bahasa dan media. Beri diri Anda waktu; kamu akan bertahan.

Hambatan ketiga untuk komunikasi yang efektif adalah mendengarkan dan umpan balik . Tanpa keterampilan menyimak yang baik, pengirim pesan tidak akan tahu apakah penerima mengerti. Dan tanpa umpan balik, pengirim tidak akan tahu apakah penerima telah menafsirkan pesan dengan benar. Banyak faktor yang dapat menghambat proses penting ini, tetapi mereka cenderung masuk dalam kategori:

• Tidak perhatian
• Pertahanan diri * Asumsi prematur
• Kurang presisi
• Kejelasan dan kelancaran * Tidak terdengar

Memoles keterampilan mendengarkan aktif Anda akan membantu Anda mengatasi tantangan ini dan menuju faktor-faktor pendukung yang mendorong komunikasi yang efektif. Anda juga bisa:

• Terlihat waspada (dan waspada juga). * Jadilah spesifik.
• Ajukan pertanyaan demi klarifikasi.
• Tahan penilaian - dan tanggapan - sampai Anda yakin orang lain telah menyelesaikan pesannya. * Bahkan jika dimintai nasihat, cobalah menawarkannya, jangan mengeluarkannya, seperti arahan. Dikenal sebagai soft-pedaling, nasihat seperti ini dapat lebih mudah diterima jika Anda memanggil kata "kami" - bahkan jika Anda sebenarnya bukan bagian dari solusi. Atau coba, "Apa pendapat Anda tentang ...?" Atau "Apakah Anda pernah mempertimbangkan untuk melakukan ...?"

Rintangan keempat untuk komunikasi yang efektif adalah kebisingan dan hambatan fisik, faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menghilangkan komunikasi yang efektif yang dapat mencakup:

• Kebisingan dari orang-orang Kebisingan dari mesin Kebisingan dari lalu lintas Pencahayaan Suhu * Tempat duduk dan tata letak
• Kesesakan

Menghapus (atau setidaknya mengurangi) gangguan seperti itu tampak seperti solusi yang jelas - yang dapat menyelesaikan semua masalah. Ketika Anda tidak bisa - ketika Anda berada di bawah pengaruh lingkungan yang lebih rendah - langkah terbaik yang dapat Anda ambil adalah pindah ke tempat yang lebih kondusif untuk mendengarkan, berbicara, dan berinteraksi. Ya, Anda mungkin harus menyela seseorang untuk menyarankan perubahan tempat. Tetapi gangguan singkat mungkin akan pucat dibandingkan dengan mencoba untuk terus maju dalam lingkungan di mana pesan penting Anda bersaing dengan sumber lain.

Anda Akan Belajar dan Berkembang

Anda mungkin akan membuat beberapa kesalahan saat Anda memperhalus keterampilan komunikasi Anda, sama seperti Anda akan membuat kesalahan langkah saat Anda menyempurnakan pilihan perangkat lunak, sistem akuntansi, rencana periklanan dan semua elemen lain dari bisnis kecil Anda.

Tidak seperti komputer dan program komputer yang dapat diubah dengan menekan beberapa tombol, manusia, seperti yang Anda tahu, tidak dilengkapi dengan tombol atau instruksi manual. Ini adalah sebagian alasan mengapa dinamika manusia dalam bisnis Anda berubah menjadi yang paling menantang - tetapi juga yang paling bermanfaat - dari semuanya.