Cara Menulis Memo Manajemen

Bisnis menggunakan memo manajemen untuk menyebarkan informasi kepada banyak orang. Memo semacam itu merinci berita tentang kebijakan, acara, atau inisiatif, misalnya, dan menyampaikan informasi kepada semua manajer yang tepat pada saat yang sama. Membuat memo manajemen yang efektif mensyaratkan pemahaman audiens Anda dan manajer yang menyadari menerima banyak korespondensi sepanjang hari. Tulis memo itu agar jelas dan singkat, dengan garis subjek yang menarik, untuk meningkatkan perhatian.

1.

Kirim memo itu hanya kepada para manajer yang membutuhkan informasi itu. Mendistribusikan memo ke semua pengawas di organisasi setiap kali ada tertulis dapat mengurangi kemungkinan memo dibaca. Dengan selektif, manajer akan tahu jika mereka telah menerimanya, isinya mungkin penting.

2.

Tulis subjek yang kuat, atau Re :, baris untuk menarik perhatian pembaca. Daripada sesuatu yang biasa, seperti, "Pembaruan untuk program tunjangan kesehatan, " Anda dapat menulis, "Tunjangan baru yang menarik ditambahkan ke program perawatan kesehatan!"

3.

Ringkas tujuan artikel dalam kalimat pertama. Manajer akan menggunakan ini sebagai panduan untuk menentukan apakah mereka harus terus membaca. Pembukaan umum memo itu dapat menyebabkan manajer yang sibuk menyimpulkan informasi itu tidak layak waktunya, jadi sertakan detail yang cukup di baris pertama untuk meyakinkan manajer memo itu layak.

4.

Simpan memo itu singkat dan singkat. Gunakan kombinasi paragraf dan poin-poin untuk membaca cepat. Pada saat yang sama, sertakan konten yang cukup untuk menjelaskan informasi dengan jelas. Banyak orang telah dikondisikan untuk posting media sosial pendek untuk mendapatkan titik di; pahami perbedaan antara memo yang diarahkan pada manajer dan pembaruan Twitter, misalnya. Memo tersebut harus memberikan ringkasan masalah yang memuaskan.

5.

Jelaskan setiap langkah atau tanggung jawab pembaca selanjutnya. Nyatakan dengan jelas apakah mereka perlu mengumpulkan informasi tertentu, menghadiri seminar, mendidik bawahan mereka tentang masalah ini atau apa pun yang membutuhkan tindakan tambahan. Masukkan tenggat waktu spesifik untuk tindakan jika ada.

6.

Sebutkan nama dan informasi kontak jika ada manajer yang memiliki pertanyaan mengenai isi memo itu.

Peringatan

• Jangan berasumsi bahwa memo itu akan dirahasiakan, meskipun itu diberi label demikian. Setiap dokumen tertulis dapat jatuh ke tangan yang salah atau dilihat dengan cara mengintip. Informasi rahasia harus dikirim secara lisan daripada dalam format tertulis.