Cara Terbaik untuk Menyimpan Formulir Rilis

Formulir rilis diperlukan untuk bisnis yang memerlukan pelepasan tanggung jawab dari orang-orang yang menggunakan layanan mereka, seperti perusahaan bungee jump atau perusahaan produksi film yang dapat menempatkannya di kamera. Penyimpanan formulir pelepasan ini penting jika ada masalah hukum mengenai salah satu dari mereka.

Buat Salinan

Membuat salinan dari setiap formulir rilis yang ditandatangani harus dilakukan dan disimpan di dua tempat yang terpisah. Dengan cara ini Anda tidak hanya akan memiliki cadangan tetapi Anda juga akan memiliki perlindungan terhadap kebakaran atau bencana lain. Salinan-salinan ini harus dilubangi dan dimasukkan ke dalam pengikat tiga-cincin berat agar terlindung dari keausan. Mereka juga harus diberi label yang jelas sehingga pengikat tidak hilang di antara pengikat formulir rilis lainnya.

Memindai dan Menyimpan

Setiap formulir juga dapat dipindai dan disimpan dalam hard drive di komputer atau di server FTP. Meskipun pemindaian mungkin memerlukan sedikit waktu - meskipun ada pemindai yang dapat memindai beberapa lembar kertas sekaligus - ada baiknya Anda memilikinya dalam bentuk elektronik untuk perlindungan tambahan. Dengan cara ini, mereka akan lebih mudah diorganisasikan di komputer Anda, karena Anda bisa memberi label pada file-file itu dan mendaftarkannya secara alfabet.

Kunci dalam Penyimpanan

Semua formulir rilis harus disalin dan dilindungi di satu tempat, seperti bank atau area penyimpanan yang sangat aman. Menyewa ruang penyimpanan bisa mahal, tetapi mungkin ide yang bagus untuk perusahaan dengan file yang luas, seperti firma hukum.