Cara Menulis Surat Bisnis Meminta Laporan Keuangan

Untuk meningkatkan peluang keberhasilan Anda sebagai pemilik usaha kecil, belajar lebih banyak tentang perusahaan terkait atau industri pada umumnya sering bermanfaat. Sebagian besar perusahaan membuat laporan tahunan untuk merangkum kegiatan mereka, menyajikan informasi keuangan, dan memberikan proyeksi untuk tahun mendatang. Untuk mendapatkan salinan, pertama-tama periksa situs web perusahaan untuk melihat apakah laporan tersebut diposting di sana. Jika tidak, tulis surat bisnis pendek profesional untuk meminta salinan laporan dengan sopan dikirimkan kepada Anda.

1.

Ketikkan nama Anda di tengah bagian atas halaman. Langsung di bawah nama tengah Anda, ketikkan alamat jalan Anda. Ketikkan kota, negara bagian, dan kode pos Anda langsung di bawah dua baris ini.

2.

Turunkan empat baris dan ketik tanggal, rata dengan margin kiri. Space dua baris lagi dan ketik nama dan judul, nama perusahaan dan alamat surat penerima Anda, menjaga semua garis siram kiri. Kemudian gulir ke bawah dua baris lagi dan tambahkan salam Anda. Sebagai contoh, tulis:

Tn. John Smith, President ABC Company 123 Main Street City, State 12345

Tuan Smith yang terhormat:

3.

Identifikasi diri Anda di paragraf pertama. Jelaskan secara singkat bisnis Anda dan peran Anda di dalamnya. Kemudian sebutkan tujuan Anda menulis: untuk meminta laporan keuangan terbaru perusahaan. Identifikasi mengapa Anda ingin laporan itu, dan secara spesifik tentang bagaimana Anda berencana untuk menggunakan informasi tersebut. Penerima surat Anda lebih cenderung responsif jika Anda mencoba mempelajari lebih lanjut tentang perusahaannya sebagai perwakilan kunci dalam industri ini atau sebagai klien atau investasi masa depan daripada jika Anda berada dalam persaingan langsung. Jelaskan bahwa Anda ingin belajar lebih banyak tentang hasil proses baru yang diperkenalkan perusahaan tahun lalu, misalnya, atau bagaimana bisnis Anda dapat belajar dari strategi investasi jangka panjang perusahaannya.

4.

Tulis paragraf penutup pendek yang berisi informasi kontak Anda. Tentukan dengan tepat di mana Anda ingin laporan dikirim. Jika Anda membutuhkan laporan pada waktu tertentu, nyatakan dengan jelas, tetapi bersikap sopan dan realistis. Tunjukkan apakah Anda memerlukan versi laporan dalam bentuk hard copy, atau apakah versi elektroniknya dapat diterima. Sertakan nomor telepon atau alamat email tempat perwakilan perusahaan dapat menghubungi Anda jika ia membutuhkan informasi tambahan untuk memenuhi permintaan Anda.

5.

Tutup dengan berterima kasih kepada penerima atas waktu dan pertimbangan permintaan Anda. Gunakan penutupan bisnis standar seperti "Hormat kami, " atau "Hormat kami, " diikuti dengan nama lengkap yang Anda tandatangani dan ketik. Periksa ulang surat Anda dengan cermat sebelum mengirimnya.