Cara Menulis Surat Pengantar untuk Uang yang Membutuhkan Nirlaba

Organisasi nirlaba sering menggunakan permintaan surat langsung dalam upaya penggalangan dana. Surat pengantar adalah pembukaan proposal yang meminta jumlah dana tertentu untuk tujuan tertentu. Surat itu harus rinci, akurat dan harus memberi pembaca semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang berpendidikan tentang apakah akan mendukung organisasi nirlaba melalui kontribusi keuangan. Surat itu juga harus menyertakan lampiran, seperti literatur yang menggambarkan misi dan program nirlaba.

Mempersiapkan Surat Profesional

Agar efektif, surat yang meminta kontribusi keuangan harus dicetak pada kop surat nirlaba dan ditujukan kepada orang yang paling tepat dalam organisasi. Sebelum membuat surat, hubungi perusahaan tempat Anda berkorespondensi dan mintalah nama orang yang bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan sumbangan. Ini bisa jadi direktur hubungan masyarakat, manajer filantropis atau, di perusahaan besar, direktur kontribusi amal. Mengalamatkan surat kepada orang yang tepat akan meningkatkan peluang permintaan dikabulkan.

Buat Pendahuluan yang Memikat

Surat Anda harus dimulai dengan memperkenalkan organisasi nirlaba dan menjelaskan tujuan dan misinya. Tulis pernyataan satu paragraf yang merinci berapa lama organisasi itu ada, populasi yang dilayaninya, dan alasan organisasi nirlaba meminta dukungan dana. Misalnya: “Organisasi anak-anak ABC telah beroperasi sejak 1945. Organisasi itu ada untuk menyediakan layanan perawatan kesehatan bagi anak-anak yang berisiko di wilayah tri-county. Pemotongan baru-baru ini dalam pendanaan pemerintah telah menghasilkan defisit anggaran untuk organisasi kami, yang kami berusaha untuk atasi. ”

Terlibat dengan Penyelarasan Misi

Surat itu harus melibatkan prospek dengan menunjukkan bagaimana misi organisasi nirlaba selaras dengan misi bisnis. Ini membutuhkan penelitian sebelum menulis surat.

Contoh

Janet bekerja untuk Alice's Closet, sebuah organisasi nirlaba yang menyediakan pakaian bagi para tunawisma untuk dipakai dalam wawancara kerja. Saat ini dia sedang menuju upaya penggalangan dana tahunan untuk mendukung misi Alice's Closet. Dia mengetahui bahwa pemilik toko lokal, Serendipity, aktif dalam program pendampingan untuk wanita muda. Dalam surat penggalangan dana, Janet menulis:

Toko Anda adalah pengecer yang disegani di daerah kami dan semua orang rave tentang pakaian dan aksesori indah yang dijualnya. Selain itu, masyarakat juga menghargai cara Anda membela perempuan muda dengan memberikan bimbingan dan teladan yang kuat. Karena komitmen bersama kami kepada komunitas dan wanita, kami meminta Anda untuk mempertimbangkan sumbangan untuk Alice's Closet.

Buat Permintaan Anda

Setelah pengantar, sebutkan, dalam istilah tertentu, apa yang Anda cari dari penerima surat. Jika Anda mencari dukungan keuangan yang berkelanjutan atau sumbangan satu kali, jelaskan apa yang Anda butuhkan, kapan Anda membutuhkannya, dan bagaimana itu akan digunakan. Sebagai contoh: “Saya menulis hari ini untuk meminta kontribusi keuangan sebesar $ 1.000 untuk mendukung klinik skrining kesehatan yang kami sediakan setiap dua bulan. Pendanaan ini akan digunakan untuk menanggung biaya vaksinasi dan pasokan medis dan akan melayani lebih dari 350 anak-anak berisiko lokal. Kami akan mulai menawarkan layanan pada 1 Oktober tahun kalender ini, dan kami harus memiliki dana di tempat paling lambat 1 September. "

Akui Kedermawanan Mereka

Ringkas surat Anda dengan mengucapkan terima kasih kepada perusahaan karena telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan permintaan tersebut. Berterima kasih kepada para donor atas waktu dan upaya mereka adalah praktik yang baik. Setelah mereka membuat hadiah, penting untuk berterima kasih kepada perusahaan atas dukungan mereka untuk membantu menjaga hubungan baik.

Tulis Kesimpulan yang Efektif

Tutup surat Anda dengan ajakan untuk bertindak dan catat tindak lanjut apa yang akan terjadi. Misalnya: "Seorang perwakilan dari organisasi kami akan menghubungi Anda akhir minggu ini untuk membahas bagaimana kepengurusan perusahaan Anda yang baik dapat bermanfaat bagi masyarakat melalui inisiatif ini." Referensi setiap lampiran yang Anda sertakan dengan surat itu, seperti brosur informasi, salinan dari Anda verifikasi status nirlaba atau jaminan lain yang akan membantu dalam mempromosikan misi organisasi Anda dan mendukung kebutuhan yang diuraikan dalam surat permintaan Anda.