Cara Memperbaiki Kesalahan Faktur

Kesalahan faktur terjadi, dan sebagian besar klien memahami tentang proses memperbaiki kesalahan ini, selama itu tidak terlalu rumit dan tidak terjadi terlalu sering. Apakah Anda menagih pelanggan secara elektronik atau di atas kertas, Anda harus memperbaiki kesalahan faktur dengan cepat dan berkomunikasi dengan jelas tentang perubahan dan, jika berlaku, alasan di baliknya. Demikian pula, ketika meminta vendor untuk memperbaiki kesalahan pada faktur yang dikeluarkan untuk perusahaan Anda, jelas dan profesional sambil mengarahkan komentar Anda ke arah mengatasi kesalahan spesifik.

Kesalahan Elektronik

Ketika Anda menemukan kesalahan faktur elektronik sebelum mengirim faktur ke pelanggan, Anda dapat dengan mudah memperbaiki masalah di sistem Anda sendiri dan kemudian mencetak dan menerbitkan faktur lain tanpa sepengetahuan pelanggan. Sebagian besar sistem penagihan akan menyesuaikan saldo dan jumlah yang jatuh tempo berdasarkan penyesuaian, bahkan tanpa menunjukkan pada faktur akhir bahwa perubahan telah dilakukan. Jika Anda sudah mengeluarkan faktur tetapi pelanggan belum membayar, kirim email ramah atau buat panggilan telepon yang sopan menjelaskan kesalahan, dan kemudian keluarkan faktur baru. Jika pelanggan telah membayar, lakukan penyesuaian koreksi pada faktur masa depan, atau keluarkan faktur lain atau kredit yang memperbaiki kesalahan.

Kesalahan Faktur Tulisan Tangan

Anda dapat memperbaiki kesalahan pada faktur tulisan tangan hanya dengan mencoret nomor yang salah dan menulis dalam jumlah yang benar. Namun, faktur Anda akan terlihat lebih profesional - bahkan jika itu tulisan tangan - jika Anda memulai dengan faktur baru. Simpan salinan tagihan yang dibatalkan jika faktur Anda diberi nomor untuk mendokumentasikan kesenjangan urutan. Untuk memperbaiki kesalahan pada faktur tulisan tangan yang telah Anda berikan kepada pelanggan, tulis versi yang diperbaiki, kirimkan dengan catatan yang menjelaskan koreksi, dan simpan salinan faktur yang salah dan yang diperbaiki.

Kesalahan Faktur Berulang

Bisnis yang membuat kesalahan faktur berulang seperti penambahan yang salah atau harga yang salah kemungkinan besar memiliki masalah sistemik di balik kesalahan tersebut. Identifikasi sumber kesalahan berulang seperti kegagalan untuk memperbarui informasi harga secara teratur, dan mengatasinya di tingkat sistemik. Misalnya, jika faktur Anda berulang kali mencantumkan harga untuk satu item ketika mereka harus mencantumkan harga case, mengotak-atik daftar item untuk mengklarifikasi perbedaan antara dua opsi.

Kesalahan Faktur dari Vendor

Ketika Anda menemukan kesalahan pada faktur yang telah disediakan vendor untuk Anda, koreksi jumlah pada tagihan Anda atau potongan pembayaran dan berikan dokumentasi koreksi ketika melakukan pembayaran. Seringkali, kesalahannya jelas dan perlu sedikit atau tanpa penjelasan, seperti harga atau kuantitas yang bertentangan dengan slip kemasan. Ketika kesalahan melibatkan jumlah besar atau membutuhkan penjelasan tambahan, hubungi atau kirim email ke pemegang buku perusahaan untuk mengatasi masalah tersebut.