Cara Menggunakan Komputer dalam Komunikasi

Apakah itu internal atau eksternal, komunikasi penting untuk kehidupan bisnis apa pun. Komputer memainkan peran besar dalam komunikasi perusahaan, dengan cara berkomunikasi dengan komputer termasuk email, pesan instan, konferensi video, dan lainnya. Sementara ukuran dan sifat bisnis Anda akan menentukan seberapa banyak Anda menggunakan komputer dalam komunikasi perusahaan Anda, Anda harus tahu bagaimana Anda bisa memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan laba perusahaan Anda.

Penggunaan Bisnis Komunikasi Komputer

Hampir semua bisnis, kecil atau besar, perlu menggunakan komputer untuk berkomunikasi saat ini. Pelanggan berharap dapat menemukan informasi tentang bisnis online dan berkomunikasi melalui email. Banyak bisnis sekarang menggunakan alat pesan instan seperti Slack secara internal untuk mengoordinasikan di dalam dan di luar kantor.

Media sosial, dapat diakses melalui komputer atau ponsel pintar, juga telah menjadi alat utama untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan masyarakat. Banyak bisnis merasa berharga untuk mempertahankan kehadiran di Facebook, Twitter, Instagram atau platform lainnya.

Menggunakan Email untuk Bisnis

Hampir semua bisnis modern perlu menggunakan email untuk berkomunikasi secara internal dan eksternal. Apakah Anda menginstal server email Anda sendiri atau mengizinkan vendor email untuk meng-host lalu lintas email perusahaan Anda, ini mungkin masih aplikasi utama komputer dalam komunikasi antar perusahaan.

Jika Anda berencana untuk mengirim dan menerima dokumen rahasia melalui email, terapkan tanda tangan digital dan enkripsi. Jika Anda menerapkan server email Anda sendiri, konfigurasikan untuk memfilter spam dan karantina email yang dipertanyakan. Langkah-langkah ini akan sangat melindungi perusahaan Anda dari malware yang tertanam dalam email spam.

Menyiapkan Media Sosial

Pertimbangkan untuk mengatur halaman bisnis di Facebook dan akun bisnis di Twitter dan Instagram. Platform ini memungkinkan Anda untuk mengumumkan penjualan dan penawaran kepada pelanggan dan memberi pelanggan cara untuk menjangkau Anda.

Anda mungkin ingin memantau akun sosial Anda secara teratur untuk melihat siapa yang mencoba menghubungi Anda dan menanggapi umpan balik pelanggan yang diposting secara publik.

Membangun Situs Web Bisnis

Buat kehadiran Web untuk perusahaan Anda melalui situs web sendiri. Ini adalah salah satu cara utama untuk mengkomunikasikan layanan Anda kepada pelanggan potensial. Hari-hari mencari bisnis di edisi kertas Yellow Pages sebagian besar hilang, dan kebanyakan orang mencari layanan dan produk terlebih dahulu di Internet. Optimalkan situs Anda dengan optimasi mesin pencari, atau SEO, untuk mendapatkan peringkat yang lebih tinggi dengan mesin pencari.

Koneksi Telepon Digital

Jaringan sistem telepon Anda dengan Voice over Internet Protocol, atau VoIP. Layanan ini menggantikan Pertukaran Cabang Pribadi yang lebih lama, yang disebut PBX, dengan server di jaringan Anda. Jika perusahaan Anda memiliki beberapa lokasi di wilayah geografis yang luas, Anda dapat menggunakan VoIP melalui Internet untuk menghemat biaya jarak jauh antar perusahaan. Anda mungkin memerlukan telepon IP khusus, tetapi tergantung pada kebiasaan menelepon Anda, laba atas investasi bisa sangat besar.

Pesan Instan untuk Bisnis

Pesan instan tidak hanya untuk anak-anak lagi. Slack telah membawa perpesanan dan obrolan ke dunia bisnis arus utama, membiarkan pekerja berkomunikasi dengan cepat, berbagi file, dan pada dasarnya mengadakan pertemuan teks online.

Alat lain yang berguna untuk tugas ini termasuk Google Hangouts dan Skype.

Menggunakan Alat Videoconferencing

Videoconferencing adalah metode canggih menggunakan komputer dalam komunikasi yang bisa sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Konferensi suara tidak memungkinkan Anda untuk melihat petunjuk nonverbal selama panggilan konferensi, tetapi konferensi video memungkinkan Anda untuk mengetahui ketidaknyamanan klien dalam menanggapi komentar, atau kesenangan mereka ketika Anda menyebutkan harga untuk produk Anda. Apa pun itu, konferensi video dapat meningkatkan komunikasi perusahaan Anda.

Ada banyak alat, termasuk Skype, Google Hangouts dan WebEx, untuk tujuan ini.