Cara Menulis Laporan Situasi

Laporan situasi dirancang untuk menyampaikan rincian peristiwa tertentu, seperti laporan pemerintah tentang bencana alam atau liputan konversi perusahaan besar. Jika Anda dipanggil untuk membuat satu untuk bisnis Anda, Anda akan memainkan peran sebagai reporter. Anda harus mengumpulkan detail terkait dari pihak-pihak yang terlibat dan menyatukannya dalam format kohesif yang melukiskan gambaran yang jelas tentang situasi tersebut. Laporan situasi yang disusun dengan baik dapat menguntungkan perusahaan Anda dengan memberikan informasi yang diperlukan manajemen dan staf untuk membuat keputusan penting.

1.

Nilailah situasinya. Tentukan informasi apa yang harus dikumpulkan, dan dari siapa. Buat daftar kontak target Anda dan tetapkan tanggal penyelesaian target untuk laporan situasi. Misalnya, jika perusahaan Anda mengirim pesanan besar ke alamat yang salah, cari tahu staf mana yang terlibat langsung dalam mengambil dan mengirimkan pesanan.

2.

Berkomunikasi dengan setiap individu yang ditargetkan dalam penilaian awal untuk mendapatkan umpan baliknya tentang situasi tersebut. Ajukan pertanyaan terbuka dan selidiki detail tambahan jika sumber Anda tidak menawarkan semua informasi yang Anda inginkan. Buat catatan terperinci dan jika mungkin, gunakan alat perekam untuk wawancara. Catat detail kontak untuk setiap orang yang Anda wawancarai, termasuk nama lengkap, jabatan profesional, tanggal lahir, alamat, dan nomor telepon. Pada contoh di atas, Anda ingin mendapatkan garis waktu terperinci dari semua peristiwa yang mungkin berkontribusi pada pesanan yang dikirim ke alamat yang salah.

3.

Tulis laporan situasi Anda. Ringkas situasi di atas. Ikuti dengan paragraf yang disusun secara koheren, merinci setiap keputusan, acara dan detail dan yang berkontribusi pada situasi. Tepatlah dengan tanggal, waktu dan fakta. Bagikan laporan kepada semua anggota staf yang relevan.

4.

Tindak lanjuti laporan situasi awal Anda dengan laporan kemajuan rutin, jika perlu.

Kiat

• Jika ragu, konfirmasi dan klarifikasi detail dengan sumber Anda.
• Tulis laporan situasi dengan cara yang tanpa fakta tanpa mengungkapkan perasaan pribadi Anda.
• Sangat berguna untuk menulis dalam format piramida terbalik, berkonsentrasi pada detail paling penting di atas, kemudian turun ke fakta yang kurang penting.
• Gunakan bahasa langsung, bebas dari slang atau jargon. Hindari kata sifat jika Anda bisa.