Cara Memberi Briefing yang Sukses

Kunci untuk memberikan pengarahan yang sukses adalah menjaganya agar tetap akurat, singkat dan jelas. Walaupun tujuannya mungkin mirip dengan presentasi atau pidato, formatnya sendiri berbeda. Sama seperti pada jenis komunikasi lisan lainnya, bagaimanapun, briefing yang berhasil berfokus pada audiens. Sementara informasi yang diberikan selama pengarahan penting, yang lebih penting adalah bahwa informasi tersebut membangkitkan respons yang diinginkan.

Praktik Terbaik Umum

Ketahui topik Anda dan pahami sepenuhnya tujuan untuk melakukan pengarahan. Tidak seperti pidato, yang paling sering direncanakan hingga kata terakhir, briefing yang sukses paling sering disampaikan tanpa persiapan. Garis besar yang terorganisir dengan baik atau beberapa catatan strategis dan informasi pendukung, seperti beberapa slide sederhana atau sangat relevan atau selebaran audiens, adalah semua yang harus Anda bawa ke podium atau podium.

Berikan Briefing Terorganisir

Briefing yang sukses memiliki awal, tubuh, dan akhir yang berbeda. Mulailah pengarahan dengan menghadirkan garis besar gambaran besar dari informasi yang akan Anda sampaikan. Ide yang bagus adalah dengan hanya merujuk poin-poin utama dalam garis besar pengarahan Anda. Badan pengarahan harus merujuk tujuan dalam urutan yang disajikan dalam garis besar itu. Atur poin-poin utama dari setiap tujuan dalam format dan urutan logis tertentu, seperti secara kronologis, menggunakan format sebab-akibat atau organisasi topikal. Penutup harus terdiri dari ringkasan pendek dari informasi yang baru saja disajikan. Pastikan berterima kasih kepada audiens karena mendengarkan sebelum mengakhiri briefing.

Menetapkan Kehadiran Komandan

Kontak mata, gerakan tubuh, dan suara adalah elemen penting dalam briefing yang berhasil. Jangan melihat kepala audiens atau di antara anggota audiens, tetapi pertahankan kontak mata langsung seperti yang Anda lakukan selama percakapan normal. Cari dan berikan perhatian paling langsung kepada anggota audiens senior, tetapi jika memungkinkan, cobalah untuk memberikan perhatian setidaknya kepada setiap anggota audiens. Sikap yang mantap dan gerakan tangan alami adalah penting, karena sebagian besar briefing disampaikan dari belakang podium atau podium. Berbicaralah dengan jelas dan jelas sehingga kata-kata Anda mudah dimengerti. Selain itu, variasikan kecepatan, volume, kekuatan, dan nada suara dan pengiriman Anda.

Jawab Pertanyaan Pemirsa

Sesi tanya jawab terakhir adalah ciri pembeda dari briefing yang berhasil. Mintalah umpan balik dan bersiaplah untuk menjawab berbagai pertanyaan. Meskipun Anda kemungkinan besar dapat mengantisipasi beberapa pertanyaan yang lebih umum, yang lain mungkin muncul entah dari mana. Jika Anda tidak dapat langsung menjawab pertanyaan, katakan demikian dan berikan kerangka waktu untuk memberikan jawaban. Berbicaralah dengan penuh kepastian, pertahankan jawaban yang singkat dan jangan mengelak meskipun menghadapi pertanyaan yang sulit atau negatif.