Cara Memformat Faktur

Sebagai pemilik usaha kecil, mata pencaharian Anda berpusat pada kemampuan Anda untuk membuat klien Anda membayar Anda tepat waktu. Jika Anda berurusan dengan perusahaan besar, atau bahkan perusahaan kecil dengan proses ketat dalam piutang, memberikan faktur yang diformat dengan benar dapat menjadi perbedaan dalam mendapatkan pembayaran tepat waktu atau menunggu perusahaan untuk memilah dan menyetujui pembayaran. Selain itu, faktur yang diformat dengan benar dapat membantu tim akuntansi Anda melacak pembayaran dan menyelesaikan perselisihan. Sangat mudah untuk membuat template faktur dalam aplikasi pengolah kata atau spreadsheet; luangkan waktu untuk memformatnya secara profesional.

1.

Berikan informasi faktur dasar di bagian atas faktur. Sertakan tanggal faktur, ketentuan pembayaran penjualan, dan detail pengiriman. Berikan bidang referensi untuk informasi tambahan seperti nomor pesanan pembelian klien atau referensi lainnya.

2.

Beri nomor pada faktur. Setiap faktur harus diberi nomor unik sehingga dapat dilacak secara individual di buku Anda. Sementara bisnis menggunakan banyak skema untuk memberi nomor faktur, banyak yang menggunakan awalan untuk menunjukkan tahun pembuatan faktur dan mengidentifikasi pelanggan. Dalam sistem faktur yang menggunakan sistem penomoran ini, 12-004-1994 dapat menunjukkan faktur yang dikirim pada 2012, ke nomor pelanggan 004, menjadikannya faktur ke-1.994 yang dikirim tahun itu.

3.

Sertakan nama bisnis, alamat, dan nomor telepon Anda di bagian atas faktur di area "Kirim ke:". Informasi ini sering disejajarkan dengan margin kanan pada faktur.

4.

Sertakan nama klien pada faktur, di bidang “Tagih ke:”. Ini harus sespesifik mungkin, termasuk nama bisnis, lokasi dan nomor telepon, dan, jika berlaku, nama perwakilan klien yang membeli barang. Beberapa perusahaan mengharuskan setiap perwakilan untuk mengesahkan faktur sebelum dibayar, jadi jika gagal merujuk karyawan dapat menunda pembayaran. Informasi ini biasanya di dekat bagian atas, selaras dengan margin kiri.

5.

Berikan daftar terperinci dari semua pembelian; ini merupakan bagian terbesar dari faktur. Untuk menghemat ruang, Anda dapat mencantumkan setiap item, harga dan jumlah total item yang terjual dalam kolom individual, diakhiri dengan total baris untuk item.

6.

Total total semua item baris untuk meringkas penjualan pada faktur. Cantumkan biaya tambahan, seperti biaya pengiriman atau biaya keuangan, di dalam faktur setelah total barang yang dibeli. Sebutkan setiap tagihan dengan deskripsi.

7.

Berikan total besar di bagian bawah faktur. Ini harus mencerminkan apa yang Anda harapkan klien membayar Anda untuk semua layanan yang disampaikan pada faktur. Masukkan tanggal jatuh tempo dan bentuk pembayaran yang Anda terima, seperti cek atau transfer uang.