Cara Mendirikan Anggaran Perjalanan Perusahaan

Ketika perusahaan Anda tumbuh, Anda akan menemukan bahwa Anda atau karyawan Anda harus melakukan perjalanan atas nama perusahaan. Biaya perjalanan biasanya berfungsi sebagai investasi — secara teknis bersifat diskresi, tetapi penting untuk keberhasilan jangka panjang — dan investasi yang baik harus menghasilkan pengembalian yang baik. Mempersiapkan anggaran perjalanan berarti mengidentifikasi pedoman tentang apa yang perusahaan Anda mampu luangkan dalam jangka pendek, dan berapa banyak pengembalian yang "investasi" perlu hasilkan untuk membenarkan pengeluaran mereka.

1.

Tetapkan anggaran perjalanan hanya setelah Anda menyediakan untuk pengeluaran bisnis inti Anda. Selama masa paceklik, Anda dapat membuang perjalanan perusahaan, tetapi Anda tidak dapat membuang biaya seperti sewa dan (beberapa) gaji. Anda harus membayar biaya-biaya itu terlebih dahulu, baik melalui pendapatan atau utang. Melanggar aturan ini merupakan ancaman eksistensial bagi perusahaan Anda, dan Anda seharusnya tidak pernah mempertimbangkannya kecuali jika hal itu menghasilkan imbalan jangka pendek yang nyata.

2.

Tetapkan kebijakan perjalanan resmi untuk digunakan sebagai dasar untuk menyetujui biaya perjalanan. Satu sisi dari koin ini menyangkut biayanya sendiri. Misalnya, kebijakan resmi harus menetapkan batasan untuk biaya makan harian. Sisi lain dari koin melibatkan proses persetujuan. Misalnya, karyawan junior harus mendapatkan persetujuan untuk bepergian dari manajer atau eksekutif yang berwenang.

3.

Kondisi biaya perjalanan pada nilai yang Anda harapkan mereka tambahkan ke perusahaan Anda. Gunakan asumsi berdasarkan informasi untuk membuat proyeksi spesifik. Contoh nyata melibatkan terbang ke negara lain untuk menegosiasikan kontrak dengan calon pembeli yang akan menghasilkan keuntungan yang signifikan dari waktu ke waktu - jauh melebihi biaya tiket pesawat, makanan, dan kamar hotel. Contoh yang kurang intuitif melibatkan terbang ke negara lain untuk menghadiri konferensi tentang mengoptimalkan praktik bisnis di industri Anda. Ini tidak akan menghasilkan keuntungan apa pun dengan sendirinya, tetapi menerapkan praktik bisnis yang lebih baik itu dapat membantu Anda meningkatkan pendapatan. Anda harus mengharapkan beberapa kesulitan dan perkiraan dalam memperkirakan laba atas pengeluaran semacam ini. Mulailah secara konservatif dengan menghindari risiko besar.

4.

Kumpulkan data tentang biaya perjalanan perusahaan yang disetujui perusahaan Anda, dan analisis data ini dari waktu ke waktu sehubungan dengan nilai yang akhirnya ditambahkan setiap perjalanan ke perusahaan. Ini berarti setiap orang yang bepergian perlu mengisi laporan pengeluaran terperinci setelah mereka kembali. Detail membuat perbedaan. Berusaha keras untuk dapat menarik garis lurus dan jelas mungkin antara biaya perjalanan dan nilai yang mereka berikan. Tidak ada yang membantu Anda membuat proyeksi tentang masa depan serta data yang baik tentang masa lalu. Membangun basis pengetahuan tentang jenis perjalanan apa yang terbayar dan jenis apa yang tidak akan membantu membenarkan anggaran perjalanan yang lebih liberal di masa depan.

5.

Lacak pengeluaran perjalanan dan kendalikan biaya-biaya ini. Jangan memaksa karyawan Anda untuk bepergian dalam kemiskinan, tetapi jangan beri mereka cek kosong juga. Pelatih kursi pesawat terbang, mobil sewaan ekonomis, dan kamar hotel murah tidak akan menyakiti dasar-dasar perjalanan.