Panduan untuk Praktik Terbaik untuk Administrasi Kontrak

Kontrak yang ditetapkan bisnis dengan pelanggan, karyawan, dan vendornya adalah dokumen hukum yang membawa serta hak dan tanggung jawab dari kedua belah pihak. Mengelola atau "mengelola" kontrak membutuhkan ketekunan dan mata yang tajam untuk detail. Ada beberapa praktik terbaik yang dapat membantu - metode yang dihormati waktu untuk mengelola kontrak yang membantu Anda menghindari pelanggaran syarat dan ketentuan mereka.

Kontrak Membedakan

Salah satu praktik terbaik mendasar dalam administrasi kontrak adalah memahami jenis kontrak yang Anda tangani. Ada dua jenis kontrak - kontrak dan perbuatan sederhana - dan masing-masingnya memiliki syarat dan kewajiban yang berbeda. Kontrak sederhana adalah kontrak apa pun yang bukan akta. Kontrak sederhana mencakup perjanjian untuk menjual produk dan layanan, seperti sewa di etalase Anda dan semua kontrak yang Anda miliki dengan staf Anda. Perbuatan, di sisi lain, lebih kompleks karena harus dibuat secara tertulis, ditandatangani, disaksikan dan dikirim dengan meterai resmi. Hipotek sering dibuat dengan akta, seperti juga perjanjian tertentu dengan kreditor dan bank.

Jenis Kontrak Sederhana

Hampir semua kontrak yang Anda temui dalam bisnis Anda adalah kontrak sederhana. Kontrak sederhana ini dapat digolongkan lebih jauh sebagai unilateral atau bilateral. Sebuah kontrak sepihak menyiratkan bahwa hanya satu pihak yang berjanji untuk melakukan sesuatu dan yang lain tidak memiliki kewajiban hukum untuk membeli sesuatu sebagai imbalan atau untuk memenuhi bagian lain dari kontrak. Kontrak bilateral menyiratkan bahwa kedua pihak memiliki tugas dan kewajiban untuk ditegakkan. Mengetahui perbedaan antara berbagai jenis kontrak ini membantu Anda untuk tetap jelas ketika Anda memiliki kewajiban untuk bertindak dan / atau ketika pihak lain berutang kepada Anda.

Syarat dan ketentuan

Bertentangan dengan kepercayaan umum, kontrak tidak harus ditulis dengan tinta untuk memenuhi syarat sebagai sah atau sah. Namun, dengan jelas menguraikan persyaratan dan ketentuan dari perjanjian kontrak berfungsi untuk melindungi bisnis Anda dan membantu menghindari perselisihan. Ketika Anda menjual produk atau layanan, misalnya, syarat utamanya adalah harga yang dibayarkan dan deskripsi barang dan jasa. Kwitansi dapat berbentuk kontrak dan penting bagi Anda juga menjelaskan syarat dan ketentuan pengembalian atau pembatalan pada resi itu. Ketika datang ke transaksi yang lebih kompleks, seperti penjualan properti, hukum memang mengharuskan persyaratan tertentu diuraikan secara penuh. Jika ragu, selalu garis besar semua syarat dan ketentuan - Anda tidak bisa salah dengan menulis terlalu banyak dibandingkan dengan terlalu sedikit.

Penawaran dan Penerimaan

Ini kedengarannya tidak perlu dipikirkan, tetapi bisnis perlu berhati-hati untuk hanya menawarkan apa yang sebenarnya ingin mereka jual atau apa yang sebenarnya tersedia dalam stok. Di sinilah konsep "tawaran" dan "penerimaan" berperan dalam administrasi kontrak. Tawaran itu seringkali tersirat. Sebuah toko eceran yang memajang pakaian di jendela, misalnya, secara efektif menawarkan pakaian itu untuk dijual bahkan jika tidak ada tanda untuk mengatakan berapa harga pakaian itu. Penerimaan terjadi ketika seorang pelanggan meminta untuk membeli sesuatu dan kemudian menyerahkan uang kepada petugas. Masalah dapat muncul jika Anda mengiklankan produk atau layanan tertentu dan kemudian tidak dapat memenuhi permintaan. Untuk menyiasatinya, berhati-hatilah dalam beriklan dengan memenuhi syarat penawaran atau membatasi penerimaan hingga jumlah terbatas.

Melanggar Kontrak

Beberapa hal bisa lebih merusak reputasi bisnis daripada memiliki kasus hukum yang berantakan terkait pelanggaran kontrak, tetapi itu bisa terjadi jika Anda tidak menepati perjanjian kontrak Anda. Misalnya, seorang pelanggan dapat membayar barang atau jasa yang akan dikirimkan pada hari tertentu. Jika Anda gagal mengirim pada hari itu, pelanggan memiliki alasan hukum untuk memulihkan uang atau waktu yang hilang. Di lain waktu, kegagalan untuk memasukkan syarat atau ketentuan dalam kontrak akan membuat kontrak batal, menyebabkan bisnis Anda rugi. Misalnya, jika Anda lupa membuat daftar persyaratan pengembalian suatu produk pada kwitansi, pelanggan mungkin dapat berdebat bahwa toko tersebut memiliki kebijakan pengembalian terbuka. Sebagai praktik terbaik, cobalah untuk menghindari pelanggaran kontrak dalam hal apa pun dengan menjabarkan secara jelas persyaratan Anda, menindaklanjuti komitmen dan mengkomunikasikan setiap peringatan.