Cara Menulis Prosedur Keamanan yang Efektif

Prosedur keamanan mewakili fase penyebaran kebijakan keamanan keseluruhan atau departemen. Setiap prosedur adalah langkah tindakan yang mendukung satu atau lebih tujuan keamanan. Prosedur yang jelas, terdefinisi dengan baik dan ditulis dengan baik sangat penting untuk secara efektif menerapkan kebijakan keamanan apa pun. Sangat penting untuk mengetahui cara menulis prosedur keselamatan yang secara efektif mengomunikasikan apa yang dibutuhkan dan ingin diketahui karyawan.

Rekomendasi Umum

Ikuti rekomendasi praktik terbaik umum untuk menyusun prosedur yang jelas dan ditulis dengan baik. Menulis dari perspektif instruksional yang berorientasi pada tindakan yang menguraikan setiap langkah dalam urutan yang perlu diambil. Prosedur keamanan dapat memiliki konsekuensi serius jika tidak diikuti dengan tepat, sehingga masing-masing harus ditulis dengan cara hitam-putih, tidak meninggalkan ruang untuk subjektivitas, penilaian pribadi atau interpretasi individu. Pertimbangkan audiens dan tulis menggunakan terminologi yang benar, jelaskan akronim sepenuhnya dan tentukan istilah apa pun yang pembaca - terutama karyawan baru - mungkin tidak mengerti.

Kumpulkan dan Tinjau Informasi

Mulailah dengan meninjau kebijakan keamanan yang akan Anda tambahkan bagian prosedur. Pecah kebijakan menjadi komponen-komponen tujuannya dan kemudian pisahkan setiap sasaran menjadi serangkaian sub-komponen yang pada akhirnya akan dikonversi menjadi langkah-langkah tindakan. Misalnya, jika kebijakan yang Anda lakukan mengacu pada pembangunan keamanan, sasaran mungkin merujuk pada pembangunan akses, evakuasi darurat, dan jalur wewenang. Sub-komponen untuk akses gedung dapat mencakup prosedur untuk memasuki dan keluar dari gedung, mendapatkan lencana identifikasi dan prosedur untuk karyawan yang lupa atau kehilangan identifikasi akses mereka. Buat catatan terperinci jika perlu untuk lebih memahami tujuan kebijakan keamanan.

Tulis Draf Pertama

Buat konsep pertama yang memuat informasi untuk memasukkan hanya apa yang dibutuhkan pembaca untuk menjalankan prosedur keamanan. Tuliskan setiap langkah pada baris yang terpisah, menggunakan suara aktif dan kata-kata yang cukup untuk mengomunikasikan prosedur dengan jelas. Misalnya, prosedur untuk memasuki gedung dapat mencakup langkah-langkah seperti "masukkan kartu ID Anda menghadap ke atas ke dalam slot verifikasi, " "dorong gagang pintu saat lampu entri menyala hijau" dan "masuk melalui entri utama satu orang di sebuah waktu.

Verifikasi untuk Akurasi

Lakukan praktik run-through untuk memastikan setiap langkah dalam proses ini jelas dan dapat dipahami sebelum membuat draft akhir. Jika memungkinkan, mintalah bantuan orang-orang yang diharapkan untuk mengikuti prosedur untuk memastikan persepsi Anda tentang seberapa jelas prosedurnya benar. Ubah kata-kata atau langkah-langkah yang diperlukan dan kemudian uji prosedur lagi. Ketika Anda yakin prosedur keamanannya jelas, ditulis dengan baik dan efektif, buat dan distribusikan versi final.