Penggajian DIY untuk 10 Karyawan

Sistem penggajian yang terkomputerisasi mengharuskan majikan untuk menggunakan perangkat lunak untuk menjalankan tugas penggajiannya; metode ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan waktu pemrosesan gaji. Sistem eksternal berarti bahwa majikan mempekerjakan penyedia layanan penggajian untuk memproses penggajiannya. Sebagai pemberi kerja dengan 10 karyawan, Anda dapat menerapkan sistem do-it-yourself, yang mengharuskan Anda untuk menerapkan sistem online terkomputerisasi atau eksternal, atau memproses penggajian dengan tangan.

1.

Beli perangkat lunak penggajian yang dirancang khusus untuk bisnis kecil, seperti QuickBooks atau Sage Peachtree. Seiring dengan proses penggajian dan fitur setoran langsung, perangkat lunak jenis ini umumnya memiliki fitur akuntansi terlampir, yang memungkinkan Anda membuat W-2 dan dokumen pengarsipan pajak lainnya untuk 10 karyawan Anda. Perangkat lunak ini juga dilengkapi dengan tabel pajak federal dan negara bagian yang tertanam dalam sistem, yang menghilangkan perhitungan pajak manual dan mengurangi risiko kesalahan. Pilih paket perangkat lunak yang sesuai dengan ukuran gaji Anda. Paket perangkat lunak dengan fitur akuntansi lengkap terlampir, seperti buku besar dan penggajian bersertifikasi, lebih mahal daripada penggajian sederhana, seperti perhitungan penggajian dasar dan pengiriman W-2.

2.

Gunakan layanan penggajian online, seperti Intuit atau SurePayroll, untuk memproses penggajian. Untuk biaya bulanan, Anda mengunggah 10 informasi gaji karyawan Anda, termasuk jam dan gaji untuk setiap periode pembayaran, ke sistem pemasok melalui login dan kata sandi yang unik. Beberapa pemasok memungkinkan Anda untuk mencetak gaji ke printer laser Anda sendiri. Anda dapat mengelola data penggajian karyawan Anda dan membuat penyesuaian yang diperlukan plus mencetak laporan penggajian melalui sistem online. Sistem ini juga mengirimi Anda pajak federal dan negara bagian dan pengingat periode pembayaran. Untuk tujuan setoran langsung, berikan pemasok informasi rekening bank Anda.

3.

Terapkan sistem manual jika Anda tidak ingin berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian atau layanan online. Metode ini berfungsi dengan baik jika Anda memiliki 10 karyawan; namun, pastikan Anda memeriksa tiga kali daftar gaji sebelum menulis cek gaji. Anda juga memerlukan pengetahuan yang baik tentang undang-undang upah dan jam federal, dan undang-undang pajak gaji saat menggunakan sistem ini. Konsultasikan dengan departemen tenaga kerja negara bagian Anda untuk undang-undang perburuhan negara bagian dan pembagian upah dan jam setempat untuk aplikasi hukum ketenagakerjaan federal. Periksa IRS Circular E, atau Panduan Pajak Pemberi Kerja, untuk mendapatkan panduan pemotongan pajak, pembayaran, dan pelaporan federal. Menerapkan pedoman agen pendapatan negara untuk pemotongan pajak negara bagian dan lokal. Sistem ini tidak memungkinkan Anda untuk menawarkan setoran langsung kepada karyawan Anda; karena itu, Anda harus menulis gaji.

Tip

• Karena gaji Anda kecil, Anda dapat membeli jam waktu dan kartu waktu standar dari toko peralatan kantor untuk tujuan ketepatan waktu. Beberapa bank, seperti Bank of America dan Wells Fargo, menawarkan layanan penggajian kepada pelanggan dengan rekening giro bisnis. Untuk menarik dan mempertahankan klien, bank dapat menyediakan layanan penggajian dengan biaya lebih rendah daripada penyedia layanan penggajian biasa. Perangkat lunak penggajian dan layanan penggajian online akan menyimpan data penggajian secara elektronik. Sistem manual mengharuskan Anda untuk mengajukan hard copy dokumen penggajian.