Bentuk Surat Bisnis

Komunikasi yang jelas adalah landasan bisnis yang sukses, dan menulis surat adalah salah satu cara utama Anda berkomunikasi. Apakah surat bisnis Anda dikirim dalam bentuk cetak atau elektronik, kata-kata dan pesannya memberi kesan pada penerima. Surat bisnis juga menyediakan dokumentasi, jadi pastikan Anda menggunakannya dengan tepat. Menguasai bentuk surat bisnis yang paling umum kepada karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan akan memastikan komunikasi Anda efektif.

Surat Penjualan

Surat penjualan adalah alat umum yang digunakan untuk mempromosikan barang atau jasa Anda. Surat-surat ini bersifat persuasif dan memberikan panggilan untuk bertindak di beberapa titik. Misalnya, jika Anda menjalankan perusahaan akuntansi, Anda dapat mengirim surat kepada calon klien pada waktu pajak memperkenalkan diri dan menawarkan layanan Anda. Seperti kebanyakan komunikasi bisnis Anda, Anda harus mengidentifikasi pembaca sebelum menulis surat. Anda kemungkinan besar ingin membingkai surat umum yang akan Anda kirim ke pelanggan potensial yang tidak dikenal pada milis berbeda dari surat pribadi kepada CEO, misalnya. Bahkan ketika mengirim surat penjualan ke grup yang Anda peroleh dari milis, Anda harus berusaha sebaik mungkin untuk mengirim surat ke individu yang disebutkan. Sertakan fitur dan manfaat dalam surat itu dan minta kunjungan, panggilan telepon, atau pembelian.

Surat Tanggapan

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda akan sering dimintai tanggapan atas pertanyaan dari klien, investor, dan karyawan potensial. Respons yang cepat dapat memainkan peran penting dalam bagaimana surat Anda diterima. Lihat pertanyaan di pembukaan surat dan berikan rasa terima kasih atas minat pada bisnis Anda. Jawab pertanyaan dengan jelas dan lihat brosur, lembar harga, atau alamat situs web apa pun yang mungkin Anda sertakan dalam surat itu. Akhirnya, Anda harus mengabulkan atau menolak permintaan yang datang dalam penyelidikan. Jelas dan tidak menyesal tentang keputusan Anda. Tawarkan penjelasan singkat jika Anda harus menolak permintaan, dikombinasikan dengan saran di mana orang tersebut dapat meminta bantuan. Saat memberikan permintaan, gunakan surat itu sebagai kesempatan untuk menjual niat baik tambahan melalui paragraf pendek yang mempromosikan perusahaan Anda.

Klaim

Apakah Anda memiliki klaim dan memerlukan respons dari vendor atau pemasok, atau menjawab klaim dari pelanggan, Anda kemungkinan besar akan menghadapi kebutuhan untuk merespons dengan klaim atau surat penyesuaian. Jelaskan secara tertulis dan spesifik tentang masalah alamat surat. Pertahankan nada hormat untuk mendapatkan hasil terbaik. Hormati perasaan yang diungkapkan oleh pelanggan yang tidak puas meminta penyesuaian atau pengembalian uang. Ingatlah bahwa setiap komunikasi yang Anda tulis memberikan peluang untuk membangun niat baik.

Format

Semua surat bisnis Anda harus mengikuti format yang tepat untuk mempertahankan nada profesional. Jika Anda tidak menggunakan kop surat dari perusahaan Anda, letakkan nama dan alamat Anda di bagian atas surat, diikuti dengan tanggal pengirimannya. Selanjutnya tulis nama dan alamat orang yang Anda kirimi surat, diikuti dengan salam. Lakukan riset untuk menemukan nama dan judul yang benar dari orang yang Anda tulis. Misalnya, dokter memperhatikan ketika Anda memanggil mereka sebagai "Tn." atau "Ms." bukannya "Dr." Setelah sambutan, tulis surat Anda menggunakan format blok, dengan setiap paragraf dibenarkan ke kiri, menggunakan spasi ganda antara paragraf. Kejelasan dan singkatnya adalah alat bisnis yang berharga dan harus digunakan saat menulis surat bisnis. Langsung ke intinya dengan cepat. Cadangkan permintaan atau respons khusus Anda dengan detail pendukung. Tutup dengan rekapitulasi pembukaan, diikuti dengan ajakan untuk bertindak jika perlu. Tutup dengan "tulus, " atau "terima kasih, " lalu sisakan empat ruang untuk menandatangani surat itu.