Undang-undang Perburuhan Federal tentang Waktu & Biaya Perjalanan

Fair Standards Standards Act (FSLA) adalah dasar untuk aturan upah dan jam kerja federal yang ditegakkan oleh Departemen Tenaga Kerja. Apakah waktu perjalanan dianggap sebagai waktu kerja adalah pertanyaan yang berlaku untuk karyawan yang dibayar per jam, biasanya disebut sebagai karyawan yang tidak dibebaskan, dan yang dilindungi oleh aturan upah minimum dan upah lembur FSLA. Berkenaan dengan penggantian biaya perjalanan, undang-undang federal tidak mewajibkan pengusaha untuk mengganti biaya karyawan untuk perjalanan, tetapi pengusaha pada umumnya melakukannya.

Komuter vs. Waktu Perjalanan Kerja

Aturan FSLA mengharuskan karyawan yang tidak dibayar dibayar untuk bepergian selama jam kerja, tetapi tidak untuk waktu pulang-pergi ke dan dari tempat kerja. Namun, jika perjalanan diperlukan sebelum atau setelah jam kerja biasa, beberapa waktu yang dihabiskan bepergian ke kantor dapat dikompensasi sebagai waktu kerja. Misalnya, jika Anda meminta karyawan untuk bepergian ke lokasi lain dalam perjalanan bekerja untuk melakukan tugas, seperti membeli perlengkapan kantor, sejak saat karyawan tiba di toko perlengkapan kantor hingga ia bepergian ke kantor, waktu kerja dapat dikompensasi .

Perjalanan ke Luar Kota dan Menginap

Ketika tidak ada karyawan yang bepergian ke luar kota atau bermalam untuk tujuan kerja, sebagian waktu perjalanan biasanya dikompensasi sebagai waktu kerja. Jika karyawan Anda harus bepergian ke bandara untuk penerbangan, waktu perjalanan dari rumah ke bandara diperlakukan sebagai waktu perjalanan; namun, waktu yang dihabiskan di bandara dan bepergian ke lokasi bisnis adalah waktu kerja yang dapat dikompensasi. Hal yang sama berlaku ketika karyawan melakukan perjalanan kembali. Dalam situasi di mana waktu perjalanan penerbangan mengharuskan karyawan untuk melakukan perjalanan sebelum dan sesudah jam kerja biasa, ia berhak membayar semua waktu perjalanan antar bandara dan mungkin berhak atas upah lembur tergantung pada jumlah total jam waktu perjalanan yang dapat dikompensasi.

Penggantian untuk Biaya Perjalanan

FSLA tidak memiliki aturan apa pun mengenai kewajiban majikan untuk mengganti uang karyawan untuk biaya perjalanan terkait bisnis. Tidak ada hukum federal yang mensyaratkan penggantian. Namun, karena peraturan IRS memungkinkan pengusaha untuk mengambil pengurangan pajak untuk biaya perjalanan karyawan yang sah, sebagai hal praktis, masuk akal bagi pengusaha untuk mengganti biaya karyawan untuk perjalanan.

Masalah-masalah penting dalam bidang ini cenderung berfokus pada apakah biaya perjalanan memiliki tujuan bisnis dan bahwa pengeluaran tersebut didokumentasikan secara memadai. Misalnya, aturan IRS mengharuskan semua pengurangan untuk biaya perjalanan bisnis lebih dari $ 75 didukung oleh kwitansi. IRS juga memiliki aturan alternatif yang memungkinkan pengusaha untuk menggunakan rencana tarif harian untuk biaya perjalanan.

Pertimbangan Lainnya

Banyak negara bagian memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang memberikan hak lebih besar kepada karyawan daripada undang-undang ketenagakerjaan federal. Jika bisnis Anda berlokasi di salah satu negara bagian ini, Anda harus mengikuti undang-undang perburuhan negara bagian.

Misalnya, meskipun hukum federal tidak mengharuskan penggantian biaya perjalanan karyawan, hukum California memang memiliki persyaratan seperti itu. California Lab Code 2802 mengamanatkan bahwa pemberi kerja memberi ganti rugi kepada karyawan atas semua pengeluaran dan kerugian yang diperlukan terkait pekerjaan. Bagian 13700 hingga 13706 dari California Code of Regulations memberikan daftar terperinci tentang pengeluaran yang ditanggung oleh undang-undang, serta ketentuan tentang pencatatan pengeluaran untuk biaya dan cara penggantian harus dilakukan.