Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Perangkat Lunak Akuntansi

Perangkat lunak akuntansi dapat memberikan usaha kecil dengan banyak cara efisien untuk mengelola tugas keuangan harian, serta memberikan manajemen dan kepemilikan laporan yang berguna untuk membantu menganalisis kinerja bisnis. Tanpa pertimbangan yang tepat, pemilik bisnis kadang-kadang membuat kesalahan mahal dengan berinvestasi pada perangkat lunak akuntansi yang salah, dan kemudian mereka berjuang untuk membuat perangkat lunak itu bekerja atau mengeluarkan biaya lebih besar dengan mengonversi ke perangkat lunak yang berbeda.

Lingkup Bisnis

Hal pertama dan paling penting yang harus didokumentasikan oleh pemilik bisnis sebelum memilih perangkat lunak akuntansi adalah ruang lingkup bisnis dan tugas akuntansi apa yang harus dilakukan oleh perangkat lunak tersebut. Selain persyaratan akuntansi dasar, buatlah daftar item lain yang Anda inginkan untuk ditangani perangkat lunak akuntansi, seperti penggajian, manajemen inventaris, dan akuntansi biaya. Pertimbangkan masa depan bisnis dalam keputusan Anda dan juga operasi saat ini. Perangkat lunak yang sangat cocok hari ini mungkin tidak cukup satu tahun dari sekarang. Ingatlah pertumbuhan dan ekspansi bisnis saat membuat daftar lingkup Anda.

Modul Termasuk

Setelah Anda menentukan ruang lingkup bisnis dan tujuan paket akuntansi, penyaringan kemungkinan perangkat lunak menjadi tugas yang lebih mudah, karena Anda dapat dengan mudah menghilangkan hal-hal yang tidak mencakup barang-barang di daftar lingkup Anda. Untuk setiap paket akuntansi yang mencakup ruang lingkup Anda, tentukan modul mana yang termasuk dalam harga dasar dan modul mana yang memiliki biaya tambahan. Misalnya, beberapa produsen perangkat lunak membebankan biaya tambahan untuk modul penggajian. Catat seluruh biaya dari setiap paket perangkat lunak sehingga Anda dapat secara akurat membandingkan paket-paket tersebut.

Akses dan Portabilitas

Jika Anda memiliki satu lokasi bisnis dan tidak berharap itu berubah, paket akuntansi apa pun yang diinstal pada server jaringan cocok untuk bisnis Anda. Tetapi jika Anda memiliki, atau berniat memiliki, beberapa lokasi, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana karyawan lapangan akan mengakses perangkat lunak akuntansi, jika diperlukan. Jika Anda tidak memiliki karyawan teknologi informasi, mengatur login server pertukaran mungkin terlalu rumit untuk menginstal atau memecahkan masalah ketika Anda memiliki masalah. Dalam kasus bisnis kecil dengan banyak lokasi, atau karyawan yang bekerja dari rumah, perangkat lunak berbasis Internet mungkin merupakan pilihan terbaik.

Dibutuhkan Pengetahuan

Perangkat lunak akuntansi yang kuat, apa saja semuanya masih tidak berguna jika karyawan Anda tidak dapat belajar menggunakannya. Saat memilih perangkat lunak akuntansi, Anda harus memperhitungkan tingkat pendidikan karyawan Anda dan sulitnya pemilihan perangkat lunak. Beberapa perangkat lunak akuntansi membutuhkan pengetahuan akuntansi tingkat tinggi untuk pengaturan dan penggunaan, sementara paket perangkat lunak lainnya ditujukan untuk pemilik bisnis dan karyawan yang tidak memiliki pendidikan atau pengalaman akuntansi.

Biaya

Setelah Anda menghapus paket perangkat lunak berdasarkan ruang lingkup, portabilitas, persyaratan modul dan pengetahuan, faktor terakhir yang perlu dipertimbangkan adalah biaya paket perangkat lunak yang tersisa. Saat mempertimbangkan biaya, pertimbangkan biaya akun untuk peningkatan, perizinan dan dukungan tahunan. Bandingkan paket dukungan teknis dan faktorkan paket dukungan biaya tambahan ke dalam keseluruhan biaya perangkat lunak akuntansi. Jika Anda tidak dapat melakukan sendiri pemasangan dan pengaturan perangkat lunak akuntansi, dapatkan taksiran untuk pemasangan dan pengaturan dan masukkan angka-angka tersebut ke dalam biaya keseluruhan.