Lima Langkah untuk Perencanaan Kesinambungan Bisnis

Dari banjir hingga kebakaran, pemilik usaha kecil membeli asuransi untuk melindungi aset mereka: karyawan, peralatan, persediaan, dan ruang yang mereka miliki atau sewa. Tetapi tidak ada jumlah asuransi bisnis atau perlindungan kewajiban yang dapat mencegah bencana menyerang bisnis kecil. Perencanaan kesinambungan bisnis membantu pengusaha memutuskan bagaimana mereka akan menjalankan bisnis jika terjadi bencana dan mereka tidak dapat beroperasi dengan kapasitas penuh karena kerusakan.

Menilai Risiko dan Biaya Potensial

Buat daftar kemungkinan risiko yang dapat memengaruhi bisnis Anda. Beberapa risiko, seperti cuaca, mungkin didasarkan pada lokasi geografis, sementara risiko lain, seperti kehilangan data pelanggan atau kebakaran, dapat terjadi pada bisnis apa pun. Fokus pada acara yang akan menghentikan bisnis Anda dari operasi dan melayani pelanggan. Perkirakan potensi biaya dari setiap risiko dan buat daftar bagaimana risiko itu dapat memengaruhi cara bisnis Anda berjalan. Munculkan cara-cara bisnis Anda dapat melindungi diri dari risiko potensial.

Kembangkan Cara Alternatif untuk Menjalankan Bisnis Anda

Berdasarkan risiko potensial yang mungkin ditimbulkan oleh bisnis Anda, kembangkan cara-cara alternatif untuk menangani tugas-tugas bisnis sehari-hari seandainya terjadi peristiwa yang tidak menguntungkan. Pertimbangkan di mana karyawan akan melapor untuk bekerja jika mereka tidak dapat memasuki bisnis, dan tentukan apakah ada karyawan yang memiliki sumber daya untuk bekerja dari rumah atau kantor jarak jauh lainnya. Pastikan bahwa rencana tersebut mencakup rencana untuk mengakses data pelanggan dan bisnis, yang harus dicadangkan di luar lokasi. Juga, rencanakan bagaimana gaji ditangani.

Buat Daftar Kontak Penting

Buat daftar kontak penting yang dibutuhkan bisnis Anda seandainya ada bencana. Daftar tersebut harus mencakup karyawan penting yang merupakan faktor kunci dalam mengembalikan bisnis ke keadaan operasional. Sertakan informasi kontak untuk personel tanggap darurat lokal, vendor dan pemasok, agen asuransi, akuntan, dan konsultan lain yang digunakan bisnis. Tetapkan karyawan dengan tugas untuk menghubungi kontak ini.

Seorang anggota staf harus menghubungi klien untuk memberi tahu mereka apa yang terjadi, bagaimana itu akan mempengaruhi layanan atau produk yang mereka dapatkan dari bisnis Anda, ketika Anda berharap untuk membuka kembali dan bagaimana Anda akan melanjutkan sampai semuanya kembali normal. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah pelanggan mendapatkan informasi yang salah dari media atau mengunjungi lokasi Anda hanya untuk mengetahui bahwa itu ditutup.

Identifikasi Produk dan Layanan Inti Anda

Ketahui produk dan layanan mana yang menghasilkan uang paling banyak bagi perusahaan, karena di sinilah staf perlu fokus saat mereka bekerja untuk mengembalikan bisnis ke jalur dengan cara yang paling efisien. Ini termasuk mengumpulkan sumber daya untuk memberikan produk dan layanan kepada pelanggan secara tepat waktu.

Uji Rencana

Setelah rencana ditulis dan ditinjau oleh karyawan kunci dan manajemen, bagikan rencana tersebut kepada seluruh staf dan mengujinya. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat apakah ada detail yang Anda lewatkan sehingga Anda dapat melakukan perubahan yang sesuai.