Kerugian dan Keuntungan dalam Penganggaran Tugas Proyek

Menganggarkan tugas-tugas proyek individu dapat memungkinkan Anda untuk mengelola biaya bisnis Anda pada tingkat granular, tetapi praktik ini tidak datang tanpa kekurangannya. Proses penganggaran membutuhkan waktu dan dapat mengubah pemahaman karyawan Anda tentang apa yang Anda hargai dalam bisnis. Seperti banyak alat manajemen lainnya, kuncinya adalah menentukan apakah manfaatnya lebih besar daripada biayanya.

Pengendalian biaya

Manfaat utama untuk penganggaran tugas proyek adalah peningkatan kontrol dan detail yang diperoleh manajer saat membuat anggaran. Ketika mengelola anggaran pada tingkat proyek secara keseluruhan, manajer tidak dapat memperhitungkan perbedaan dalam sumber daya yang dibutuhkan antara tugas yang sangat berbeda. Misalnya, anggaran proyek untuk menyelesaikan perikatan konsultasi mungkin 400 jam kerja secara keseluruhan, tetapi tanpa menganggarkan tugas-tugas proyek secara individual manajer proyek tidak dapat menyelidiki alasan untuk setiap kelebihan anggaran. Sebaliknya, manajer hanya melihat bahwa proyek itu melebihi anggaran. Ketika tugas-tugas dianggarkan secara individual, jelaslah di mana proyek berjalan serba salah.

Fokus Keuangan

Penganggaran tugas tidak hanya memiliki manfaat langsung tetapi juga manfaat tidak langsung. Dengan penganggaran tugas-tugas proyek, karyawan lebih sering terkena anggaran dalam kenaikan kecil. Ini berfungsi untuk sering mengingatkan karyawan tentang pentingnya kepatuhan terhadap anggaran. Pikirkan contoh ini: Bayangkan betapa sulitnya mengelola penurunan berat badan jika kita hanya melihat skala setahun sekali. Karena kami dapat lebih sering mendapatkan umpan balik anggaran ketika menganggarkan tugas-tugas proyek, umumnya pengelolaan anggaran lebih mudah dan lebih efektif.

Nilai Karyawan

Memfokuskan karyawan pada anggaran sangat bagus untuk memotivasi hasil fiskal, tetapi kadang-kadang ini dapat menyebabkan karyawan melupakan bagian lain dari pekerjaan mereka. Salah satu kelemahan dari penganggaran pada tingkat tugas adalah bahwa karyawan mungkin terlalu fokus pada pemenuhan anggaran dan melakukannya dengan mengorbankan layanan pelanggan atau bahkan perilaku etis. Ini terutama menjadi masalah jika kompensasi karyawan terkait dengan pertemuan atau melebihi bonus. Manajer harus memastikan bahwa mereka memberi penghargaan kepada karyawan atas perilaku yang baik untuk bisnis, bukan hanya satu aspek saja.

Biaya Manajemen

Peningkatan pemantauan atau manajemen bisnis jarang tanpa biaya. Penting untuk memastikan bahwa penganggaran pada tingkat tugas hemat biaya untuk perusahaan Anda. Jika bisnis Anda memiliki banyak proyek serupa, maka menyiapkan anggaran tingkat tugas dan kemudian mengubahnya sedikit untuk proyek lain mungkin bermanfaat. Namun, jika perusahaan Anda memiliki proyek yang sangat berbeda, pengaturan dan modifikasi anggaran yang berbeda mungkin terlalu banyak bekerja untuk manfaat potensial yang diberikannya.