Kata-Kata Apa yang Akan Anda Gunakan dalam Memo untuk Karyawan Terlambat?

Karyawan yang terlambat secara kronis dapat membebani uang perusahaan dan memengaruhi moral karyawan. Karyawan semacam itu merugikan pengusaha Amerika Serikat $ 3 miliar setahun karena kehilangan produktivitas, menurut laporan April 2010, Penn State. Bantu perusahaan Anda untuk berfungsi dengan lancar dengan mengatasi masalah keterlambatan saat pertama kali muncul. Namun, jika peringatan verbal tidak menghasilkan perilaku yang lebih baik, Anda harus menuliskan kekhawatiran Anda. Memo itu dapat berfungsi sebagai peringatan tertulis dan harus disalin ke departemen sumber daya manusia dan ditempatkan di file karyawan.

Lihat Kebijakan Perusahaan

Ketika Anda menulis memo yang membahas keterlambatan karyawan, mulailah dengan merujuk kebijakan perusahaan Anda tentang masalah ini. Tidak hanya akan membuat memo Anda tampak lebih profesional, itu juga cenderung dianggap sebagai penghinaan pribadi jika Anda memasukkan bagian ini. Kutip polisnya kata demi kata. Anda dapat memulai memo Anda dengan frasa seperti, "Menurut Bab 3, Bagian 1 dalam buku pegangan karyawan, 'Karyawan diharapkan tiba untuk bekerja tepat waktu setiap hari untuk menyiapkan toko untuk dibuka.' Telah menjadi perhatian saya bahwa Anda telah melanggar kebijakan ini tiga kali dalam periode pembayaran terakhir. "

Berikan Contoh Khusus

Dalam memo Anda, berikan contoh kapan karyawan tersebut terlambat. Tidak hanya mengklarifikasi dengan karyawan hari apa yang Anda maksudkan, tetapi juga memberikan dokumentasi yang mungkin diperlukan nanti jika perilaku tersebut meningkat. Misalnya: "Catatan menunjukkan bahwa Anda mencentang pada pukul 8:16 pada 2 Februari 2011, pada 8:32 pada 4 Februari 2011 dan pada 8:13 pada 5 Februari 2011. Ini setelah diskusi kami tentang keterlambatan Anda pada 26 Januari 2011. "

Jelaskan Konsekuensi

Biarkan karyawan Anda tahu konsekuensi dari terus terlambat bekerja. Berpegang teguh pada kebijakan perusahaan, sehingga tindakan Anda akan konsisten ketika mendisiplinkan karyawan lain dengan cara yang sama. Anda dapat menulis, "Surat ini berfungsi sebagai peringatan tertulis. Insiden tambahan akan menghasilkan peringatan tertulis kedua. Menurut kebijakan perusahaan, setelah dua peringatan tertulis, karyawan dibebaskan dari pekerjaan. Kami ingin masalah ini terselesaikan, jadi Anda memiliki banyak tahun yang baik dengan perusahaan. "

Kata-kata yang Harus Dihindari

Komunikasi tertulis kepada karyawan harus selalu jelas. Hindari menggunakan kata-kata yang tidak jelas seperti "mungkin, " "mungkin" dan "seharusnya." Adalah adil bagi karyawan Anda untuk membiarkannya tahu persis di mana dia berdiri. Selain itu, walaupun Anda mungkin tergoda untuk memasukkan kata-kata pujian tentang kinerja karyawan atau materi lain yang tidak relevan untuk melunakkan pukulan, hindari melakukannya. Memo untuk karyawan yang terlambat dapat dipanggil jika karyawan tersebut dipecat dan memulai gugatan - sebuah skenario yang tidak biasa. Tetap berpegang pada masalah yang ada untuk menghindari kebingungan atau kewajiban. Mintalah karyawan menandatangani salinan memonya untuk menunjukkan bahwa ia menerimanya.