Apa itu Kode Buku Besar?

Kode buku besar adalah angka yang Anda tetapkan untuk entri debit atau kredit yang berbeda untuk menjadikan akuntansi lebih mudah dan lebih fungsional. Dengan menetapkan angka pada berbagai jenis hutang atau piutang, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memasukkan data, dengan cepat menyortir informasi Anda dan menyiapkan laporan sederhana yang mungkin Anda gunakan sekali atau sering.

Jurnal umum

Buku besar adalah daftar sederhana dari penghasilan dan pengeluaran aktual Anda. Tidak seperti lembar anggaran yang mencantumkan perkiraan penghasilan dan pengeluaran Anda, atau laporan piutang atau hutang yang menunjukkan apa yang Anda berutang atau berutang, buku besar mencatat transaksi hanya saat terjadi. Bahkan jika Anda hanya memiliki satu rekening bank yang Anda gunakan untuk bisnis Anda, adalah ide yang bagus untuk menyimpan buku besar untuk menemukan kesalahan yang mungkin Anda atau bank Anda buat. Lakukan ini dengan melakukan rekonsiliasi bulanan, atau membandingkan buku besar Anda dengan laporan bank Anda. Jika Anda menggunakan rekening giro, kartu kredit, dan jalur kredit untuk membayar tagihan bisnis Anda, buku besar memungkinkan Anda menyimpan semua pengeluaran Anda dalam satu dokumen.

Kode Buku Besar

Kode buku besar adalah angka yang Anda gunakan untuk menetapkan hutang atau piutang berdasarkan jenis. Misalnya, Anda dapat menetapkan pembayaran ponsel Anda dengan kode 100. Pembayaran listrik Anda mungkin 101. Setiap saat, Anda dapat mengurutkan dokumen Anda dengan kode buku besar untuk melihat berapa banyak Anda telah membayar untuk ponsel atau utilitas.

Coding

Cara paling sederhana untuk menetapkan kode buku besar adalah mulai dengan angka, seperti 100, menetapkan setiap kategori kredit atau debit berikutnya angka yang menambahkan satu angka lagi ke nomor tersebut. Dalam contoh ini, lima kode pertama Anda adalah 100, 101, 102, 103 dan 104. Untuk membuat kode Anda lebih bermanfaat, tetapkan angka arti khusus untuk memudahkan penyortiran. Misalnya, mulailah semua kategori debit dengan angka 1 dan semua kategori kredit dengan angka 2. Dua kode debit pertama Anda mungkin 100 dan 101, dan dua kode kredit pertama Anda adalah 200 dan 201. Ini akan membantu Anda dengan cepat menemukan semua dari debit atau kredit Anda. Tambahkan angka tambahan untuk mengelompokkan kategori pendapatan dan pengeluaran lainnya.

Contoh Pengodean

Jika Anda menjual iklan cetak majalah, spanduk di situs web Anda, dan Anda menyewa daftar sirkulasi, Anda dapat menetapkan semua pendapatan cetak dengan angka 2 setelah angka kode kredit pertama Anda, pendapatan banner Anda dengan angka 3 dan nomor daftar Anda dengan angka 4. In dalam hal ini, entri Anda untuk iklan cetak adalah 120, untuk iklan banner 130, dan untuk sewa daftar 140. Anda dapat terus memperpanjang ini. Misalnya, jika Anda menjual iklan cetak berwarna dan hitam-putih, Anda dapat menetapkan angka ketiga dari kode Anda menjadi 1 untuk iklan berwarna dan 2 untuk menambahkan hitam dan putih. Jika Anda menggunakan kode empat angka, kode Anda untuk iklan cetak berwarna adalah 1210 dan kode Anda untuk iklan hitam-putih adalah 1220. Ini memungkinkan Anda dengan cepat menentukan total penjualan cetak Anda dan menentukan berapa banyak yang berasal dari iklan warna.

Nama Vs. Angka

Daripada mengganti kode buku besar untuk kata-kata deskriptif, sertakan keduanya. Bahkan jika Anda tahu bahwa kode buku besar 130 berarti pendapatan iklan banner, pemegang buku baru atau pengganti pajak mungkin tidak tahu kode Anda. Jika Anda atau petugas pembukuan sementara secara tidak sengaja salah mengartikan entri Anda, memiliki kata-kata di sebelah masing-masing entri dapat membantu Anda memperbaiki kesalahan dengan cepat.

Sortasi / Totaling / Rata-rata

Selain menggunakan kode buku besar untuk menjalankan laporan satu kali, gunakan kode tersebut untuk membuat total dan rata-rata untuk kategori pendapatan dan pengeluaran. Ini menciptakan pembaruan waktu nyata setiap kali Anda membuat entri. Misalnya, melacak total pengeluaran telepon atau rata-rata pengeluaran perlengkapan kantor bulanan dengan sel "Total" dan "Rata-rata" memungkinkan Anda membandingkan kinerja Anda saat ini dengan anggaran Anda tanpa harus menjalankan laporan terpisah.

Contoh Bagan Akun

Jika ragu tentang kemampuan Anda mengatur sistem kode buku besar, pertimbangkan untuk menyewa seorang pembukuan atau akuntan secara sementara untuk mengatur sistem atau perangkat lunak pembukuan Anda. Pemeliharaan sistem yang ada umumnya lebih mudah daripada membangun dari bawah ke atas.

Contoh Akun Tunai: