Cara Berkomunikasi dengan Orang Tua & Staf di Pusat Penitipan Anak

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan pusat penitipan anak. Ini termasuk tidak hanya bekerja dengan anak-anak, tetapi juga administrator pusat berkomunikasi secara teratur dan jelas dengan anggota staf mereka dan dengan orang tua dari anak-anak yang terdaftar di pusat. Komunikasi yang baik dapat mencegah kesalahan persepsi dan harapan yang tidak sesuai, mendorong peningkatan kerja sama dan membina pendekatan tim dalam merawat anak-anak. Administrator penitipan anak harus menggunakan campuran sarana tertulis, verbal dan elektronik untuk berkomunikasi dengan orang tua dan staf.

Buku pegangan

Bentuk utama komunikasi untuk banyak pusat penitipan anak yang sukses adalah buku pegangan. Pusat Anda harus mengembangkan dan menyediakan buku pegangan orang tua dan buku pegangan untuk staf. Keduanya harus memuat pernyataan misi pusat dan filosofi operasi, salinan semua kebijakan yang relevan, hari dan waktu operasi, cara mengatasi penyakit atau ketidakhadiran dan informasi kontak. Buku pegangan orang tua juga harus mencakup informasi tentang pendaftaran, pembayaran, tanggung jawab orang tua, dan apa yang diizinkan anak-anak bawa ke sekolah. Buku pedoman staf harus mencakup cara yang tepat untuk menangani masalah disiplin atau perilaku, metode interaksi yang diterima dengan orang tua dan jadwal pembayaran, bersama dengan tujuan kinerja staf dan melakukan kebijakan.

Komunikasi elektronik

Komunikasi elektronik sering kali merupakan cara yang paling bijaksana untuk menjangkau staf setelah jam kerja atau orang tua yang sibuk setiap saat. Jika Anda berencana untuk menggunakan email sebagai sarana komunikasi reguler dengan orang tua dan staf, pastikan semua orang mengetahui hal ini dan ketahui untuk memeriksa email mereka secara rutin untuk komunikasi dari pusat. Simpan daftar alamat email rumah saat ini untuk semua anggota staf Anda dan alamat email rumah dan kantor untuk orang tua dan wali anak-anak di pusat. Selain itu, buat situs web untuk pusat dan publikasikan hal ini kepada staf dan orang tua. Tergantung pada klien Anda, Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk membuat kehadiran di situs jejaring sosial, tetapi pastikan Anda mengambil semua tindakan pencegahan yang diperlukan agar nama atau gambar anak-anak tidak dirilis.

Rapat

Mengadakan rapat dengan staf Anda adalah cara umum untuk memastikan komunikasi teratur. Pertemuan yang paling efektif akan mengikuti agenda singkat dan memungkinkan bagi administrator untuk komunikasi staf dan bagi staf untuk berbagi keprihatinan. Diskusikan masalah baru, selesaikan masalah jika mungkin dan beri tahu staf tentang acara mendatang. Center juga dapat mencoba menyelenggarakan pertemuan orang tua sesekali, tetapi sulit untuk bekerja dengan semua jadwal yang berbeda dari orang tua untuk mendapatkan sejumlah besar dari mereka untuk berpartisipasi pada waktu yang sama. Sebaliknya, tuan rumah open house dikombinasikan dengan pertemuan orang tua singkat pada hari Jumat sore atau satu malam selama seminggu. Pertimbangkan untuk membentuk Komite Penasihat Orangtua-Staf - kelompok ini akan bertemu secara berkala untuk membahas operasi pusat, berbagi informasi, memberi kedua kelompok kesempatan untuk menyampaikan keprihatinan, dan membantu perencanaan dan pelaksanaan acara khusus untuk anak-anak dan staf.

Metode Komunikasi Lainnya

Untuk acara khusus, kunjungan lapangan atau pemberitahuan mendesak, Anda dapat mengirim pulang barang cetakan. Berikan ini langsung kepada orang tua untuk memastikan dia melihatnya, daripada memercayai anak yang lebih kecil untuk mengingatnya atau menguburnya di tas popok. Siapkan kotak drop aman sehingga orang tua dapat mengirimkan pembayaran setelah jam kerja. Tempelkan poster yang menarik di tempat-tempat penting di pusat untuk membagikan informasi tentang acara atau acara khusus mendatang, dan untuk mengingatkan orang tua tentang penutupan liburan atau perubahan sementara dalam jam operasional pusat. Kirim laporan harian atau mingguan ke rumah bersama orang tua bayi dan balita yang menjelaskan hari anak, sehingga orang tua tahu apakah anak tidur siang, bermain di luar ruangan dan makan makanannya. Orang tua juga harus berkomunikasi dengan staf pusat tentang masalah atau perkembangan apa pun yang mungkin memengaruhi perilaku anak - tumbuh gigi, pelatihan toilet, orangtua yang tidak hadir, atau saudara kandung semuanya termasuk dalam kategori ini.