Cara Menulis Memo Kebijakan Perusahaan Baru

Pemilik bisnis memiliki banyak alasan untuk membuat kebijakan dan prosedur baru. Bisnis harus memiliki buku pegangan karyawan dan buku pegangan operasi yang ditulis dan diakui oleh semua karyawan. Buku-buku ini menyimpan catatan kebijakan perusahaan. Jika kebijakan berubah atau yang baru diterapkan, pengusaha perlu memberi tahu karyawan tentang perubahan tersebut. Menulis memo untuk kebijakan perusahaan yang baru atau diperbarui adalah langkah pertama.

Format Memo

Sebagian besar program pengolah kata bisnis seperti Microsoft Word memiliki template untuk memo bisnis. Templat membuat proses memformat memo lebih mudah. Anda cukup menambahkan komponen ke templat untuk memformat memo Anda. Sebagian besar templat meletakkan kata Memo atau Memorandum di atasnya dalam font besar. Mereka juga dapat memasukkan dalam font yang lebih kecil klarifikasi seperti Rahasia atau Hanya Untuk Penggunaan Internal . Ini semua bisa di tajuk halaman.

Badan memo harus menggunakan format bisnis, yang disebut format blok. Sejajarkan setiap bagian dengan margin kiri dan pisahkan setiap blok dengan ruang garis. Pilihan font bisnis harus Kurir, Arial atau yang serupa. Intinya harus terbaca. Ukuran font bisnis biasanya 12 poin.

Blok pertama adalah bagian distribusi, tanggal dan subjek. Sebagai contoh:

• Kepada: Semua Karyawan

• Dari: Direktur Operasi

• Tanggal: 1 Maret 2017

• Subjek: Tempat Parkir yang Tidak Ditugaskan.

Penerima harus mendapatkan gambaran yang jelas tentang siapa yang mengirim memo, siapa yang menerima salinan, tanggal dan tujuan memo itu.

Menyajikan Informasi dalam Memo

Kemungkinan bagus bahwa memo tersebut dibuat karena undang-undang telah berubah atau sesuatu terjadi selama pekerjaan yang menyebabkan masalah. Untuk mencegah masalah di masa depan, bisnis menerapkan kebijakan baru. Meskipun baik-baik saja untuk merujuk undang-undang baru, jangan pernah menyebutkan kejadian individu yang mengarah pada pembuatan kebijakan baru. Hindari merujuk karyawan secara khusus dan menghindari bahasa yang menghasut atau menghina dalam memo itu. Jaga nada profesional dan tetap berpegang pada fakta secara eksklusif. Misalnya, jika kebijakan loker baru diterapkan, bahasa tidak boleh menuduh atau merujuk dengan cara apa pun ke pencurian karyawan sebelumnya.

Tubuh Memo

Badan memo dapat berupa satu atau beberapa paragraf yang menggunakan gaya format blok untuk bisnis. Memo tersebut harus menyatakan kebijakan apa pun yang ada dan kebijakan baru beserta tanggal berlakunya kebijakan baru tersebut.

Anda mungkin perlu memberikan informasi tambahan yang berkaitan dengan kebijakan baru. Misalnya, perusahaan mungkin perlu mengubah protokol keselamatan di lokasi karena peraturan federal yang baru. Sorot setiap perubahan pada kebijakan yang ada, dengan jelas mendefinisikan bagaimana yang lama berbeda dari yang baru. Referensi kebijakan yang ada yang relevan dengan menyatakan nama kebijakan dan bagian atau nomor halaman di mana mereka berada di manual kebijakan yang ada.

Setiap manual kebijakan harus diberi tanggal sehingga karyawan tahu bahwa mereka melihat versi yang benar. Saat mereferensikan perubahan dalam memo kebijakan baru, sertakan tanggal manual yang dirujuk.

Daftar distribusi

Pengusaha perlu menemukan cara untuk memastikan setiap karyawan yang membutuhkan memo menerima salinan. Tidak setiap perusahaan memiliki setiap karyawan dalam daftar distribusi email. Untuk memastikan memo diterima oleh semua orang, poskan di tempat di mana Departemen Tenaga Kerja dan poster OSHA disimpan untuk diperiksa oleh semua karyawan. Email daftar distribusi karyawan yang memiliki email. Sertakan memo itu dengan potongan pembayaran atau minta manajer untuk menyerahkan salinannya kepada setiap karyawan dan melakukan rapat tentang perubahan itu.

Tambahan untuk Manual

Tambahkan memo baru sebagai tambahan ke manual karyawan yang ada. Jika Anda belum memperbarui manual karyawan untuk beberapa waktu atau ada banyak perubahan yang terjadi, mungkin bijaksana untuk memperbarui seluruh manual dengan tanggal publikasi baru. Dengan cara itu karyawan tidak akan secara tidak sengaja merujuk kebijakan yang sudah usang.